Marketing Report 01: Tầm quan trọng của Báo cáo marketing

Vào một buổi sáng thứ Hai. Với một tách cà phê mới pha trong tay, bắt đầu tìm hiểu một bảng tính chứa đầy các chỉ số hiệu suất chính và nhận thấy #Ref! lỗi, có nghĩa là công thức bị hỏng ở đâu đó.

• Trên một tab khác, một loạt dữ liệu Google Analytics 4, bao gồm lưu lượng truy cập, mức độ tương tác và chuyển đổi, đã sẵn sàng cho quá trình sao chép và dán tốn khá nhiều công sức đang chờ đợi.
• Trong khi đó, hộp thư đến của bạn báo có email được đánh dấu “Khẩn cấp: Báo cáo hàng tháng?” từ một khách hàng mong muốn hiểu Tỉ suất đầu tư của họ.

Mặc dù thường được coi là một công việc vặt nhưng việc Xây dựng báo cáo Marketing là điều không thể thiếu. Tại sao không thể xem công việc hàng tháng này chỉ như một nhiệm vụ thông thường?

Báo cáo marketing là gì?

Báo cáo marketing là phương pháp tạo và trình bày các bản tóm tắt dựa trên dữ liệu quảng cáo, nêu bật hiệu suất của các chiến dịch khác nhau. Việc trình bày mạch lạc các sự kiện và số liệu sẽ vẽ nên một bức tranh về việc bạn đang phục vụ nhu cầu của khách hàng tốt như thế nào.

Các báo cáo khách hàng được soạn thảo kỹ lưỡng là công cụ xây dựng mối quan hệ. Mang đến cái nhìn rõ ràng về những gì đang diễn ra và những gì cần phải suy nghĩ lại.

Báo cáo Marketing là xương sống cho sự thành công của doanh nghiệp. Nếu không có nó, doanh nghiệp của bạn như đang lái xe trong tình trạng bị bịt mắt. Hãy cầu nguyện rằng mình không lao vào vực thẳm của những chiến dịch không hiệu quả, mất hợp đồng và doanh thu sụt giảm.

Các yếu tố của một báo cáo marketing

Việc điều hướng các yếu tố khác nhau tạo nên một báo cáo toàn diện cũng giống như việc giải một câu đố. Mỗi phần có giá trị riêng biệt và khi kết hợp lại, chúng mang lại một bức tranh hoàn chỉnh về hiệu suất của chiến dịch. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các yếu tố quan trọng này.

Yếu tố 1: Các chỉ số hiệu suất chính

Khi nói về KPI, chúng ta đang nói về thước đo dùng để đo lường mọi thứ. KPI có thể bao gồm các số liệu như lưu lượng truy cập trang web, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, doanh thu hoặc tỷ lệ giữ chân khách hàng. Đây là những con số thường tạo nên hoặc phá vỡ sự thành công một chiến dịch.

Chọn đúng KPI giống như đặt các biển chỉ dẫn trên đường: chúng cần cho bạn biết bạn đang đi đâu và còn bao xa nữa đến đích. Để những biển chỉ dẫn này hữu ích, chúng cần có bốn đặc điểm chính: khả thi, định hướng, chính xác và có thể đo lường.

– KPI hữu ích giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt và có tác động rõ ràng đến kết quả, thay vì chỉ thu thập dữ liệu vô ích. KPI định hướng đảm bảo chiến lược phù hợp với mục tiêu kinh doanh, giúp tập trung vào những gì quan trọng nhất.

Độ chính xác là yếu tố không thể thiếu. Dữ liệu sai sẽ dẫn bạn lệch hướng và gây ra những sai lầm tốn kém. Cuối cùng, nếu KPI không thể đo lường, nó giống như một biển chỉ dẫn bằng ngôn ngữ bạn không hiểu, hoàn toàn vô ích cho việc định hướng.

Yếu tố 2: Số liệu nền tảng

Hãy quên việc bỏ tất cả trứng vào một giỏ. Trong tiếp thị hiện đại, bạn cần sử dụng nhiều nền tảng cho mỗi khách hàng. Các số liệu từ từng nền tảng sẽ cung cấp thông tin chi tiết, như dữ liệu SEO, chuyển đổi quảng cáo trên Facebook, mức độ tương tác trên Instagram, hay hiệu suất chiến dịch PPC.

Yếu tố 3: Các số liệu khác

KPI và số liệu nền tảng rất quan trọng, nhưng đừng quên tốc độ ngân sách, giá trị trọn đời của khách hàng, hoặc chi phí cho mỗi lần chuyển đổi. Những số liệu này thường bị bỏ qua nhưng cung cấp bức tranh toàn diện hơn về tình trạng chiến dịch. Nếu KPI là đích đến, thì mục tiêu và tốc độ ngân sách là những dấu hiệu giúp bạn đi đúng hướng.

Những số liệu này giúp bạn điều chỉnh chi tiêu và chiến lược để đạt kết quả mong muốn.

Ví dụ, Nếu mục tiêu là tăng giá trị lâu dài của khách hàng, thì ngân sách hàng tháng của bạn phản ánh mục tiêu này như thế nào? Có thông tin này trong báo cáo khách hàng sẽ làm rõ liệu bạn đang tiêu tiền hay đầu tư nó một cách khôn ngoan.

Yếu tố 4: Thông tin chi tiết và phân tích

Dữ liệu cho bạn thấy điều gì đang xảy ra. Đó là sự khác biệt giữa kết xuất dữ liệu và công cụ có giá trị để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Rốt cuộc, những hiểu biết sâu sắc làm cho dữ liệu có thể hành động được. Nếu tỷ lệ nhấp qua email khách hàng của bạn giảm, dữ liệu sẽ chỉ ra xu hướng và thông tin chi tiết sẽ giải thích lý do điều đó xảy ra và những gì cần làm về điều đó. Đây là nơi bạn xoay chuyển chiến lược hoặc tinh chỉnh chiến thuật, cung cấp đường dẫn trực tiếp từ dữ liệu đến hành động.

Dữ liệu mất giá trị khi không có ngữ cảnh. Phân tích cung cấp bối cảnh đó bằng cách kết nối các dấu chấm giữa các số liệu riêng biệt. Nó biến một đống con số thành một câu chuyện mạch lạc, giải thích các xu hướng và sự bất thường theo cách mà khách hàng có thể nắm bắt được.

Cuối cùng, điều làm nên sự khác biệt của một báo cáo khách hàng tuyệt vời là khả năng nhìn về phía trước. Dự báo là bước hợp lý tiếp theo trong quy trình. Cung cấp cho khách hàng cái nhìn thoáng qua về những gì sắp xảy ra, dựa trên những gì bạn biết hiện tại và vạch ra kế hoạch để nắm bắt cơ hội hoặc tránh thách thức.

Nguyên tắc trong xây dựng báo cáo

Những báo cáo hữu ích giúp doanh nghiệp luôn được cập nhật thông tin chiến dịch quảng cáo. Khi được thực hiện đúng cách, chúng là những công cụ chiến lược định hướng quá trình kinh doanh cho doanh nghiệp.

Khi được thực hiện tốt, báo cáo sẽ giúp nhà tiếp thị hiểu rõ hơn về khách hàng, cung cấp các chỉ số hiệu suất quan trọng và có thể hành động, định hướng, chính xác và đo lường được. Bốn đặc điểm này rất quan trọng vì chúng hỗ trợ việc ra quyết định, điều chỉnh chiến lược phù hợp với mục tiêu kinh doanh, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và cho phép theo dõi mục tiêu một cách cụ thể.

Nguyên tắc 1: Duy trì tính nhất quán trong báo cáo

Trước hết, hãy nói về tính nhất quán. Báo cáo khách hàng cần được gửi đều đặn và trình bày theo cùng một cách mỗi lần. Điều này có nghĩa là các số liệu, nguồn dữ liệu và định dạng của báo cáo phải được tiêu chuẩn hóa.

Ví dụ: Nếu bạn quyết định đặt bản tóm tắt điều hành ở đầu và bản tóm tắt hàng tháng ở cuối, hãy luôn làm như vậy. Sự nhất quán này giúp báo cáo của bạn trở nên đáng tin cậy và dễ theo dõi hơn.

Nguyên tắc 2: Đảm bảo dữ liệu chính xác

Đảm bảo dữ liệu chính xác trong báo cáo marketing là rất quan trọng. Điều này có nghĩa là bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các số liệu và thông tin trước khi đưa vào báo cáo. Dưới đây là một số bước cụ thể để đảm bảo dữ liệu chính xác:

• Xác minh nguồn dữ liệu: Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng các nguồn dữ liệu đáng tin cậy và nhất quán.
• Kiểm tra số liệu: Đối chiếu các số liệu từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo chúng khớp nhau.
• Sử dụng công cụ phù hợp: Sử dụng các công cụ phân tích và phần mềm báo cáo chuyên nghiệp để giảm thiểu lỗi.
• Đào tạo đội ngũ: Đảm bảo rằng đội ngũ của bạn được đào tạo để nhập và xử lý dữ liệu một cách chính xác.
• Kiểm tra lại báo cáo: Trước khi gửi báo cáo, hãy kiểm tra lại toàn bộ để phát hiện và sửa chữa bất kỳ sai sót nào.

Bằng cách thực hiện các bước này, bạn có thể đảm bảo rằng báo cáo marketing của mình luôn chính xác và đáng tin cậy.

Tìm hiểu thêm: Tại sao doanh nghiệp của bạn cần sử dụng Data Warehouse?

Nguyên tắc 3: Trực quan hóa dữ liệu

Trực quan hóa dữ liệu trong báo cáo marketing là cách hiệu quả để truyền đạt thông tin phức tạp một cách dễ hiểu. Dưới đây là một số cách để trực quan hóa dữ liệu trong báo cáo marketing:

Công cụ	Mô tả
Biểu đồ và đồ thị	Biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, và biểu đồ vùng giúp minh họa xu hướng và so sánh số liệu rõ ràng.
Biểu đồ cột và đường	Biểu đồ cột so sánh giá trị giữa các nhóm, còn biểu đồ đường hiển thị xu hướng theo thời gian.
Biểu đồ tròn	Hiển thị tỷ lệ phần trăm của các phần trong tổng thể, dễ nhận diện phần chiếm ưu thế.
Bảng biểu	Hiển thị dữ liệu chi tiết, sắp xếp rõ ràng và dễ đọc.
Biểu đồ vùng	Minh họa sự thay đổi tích lũy theo thời gian và so sánh các phần tử trong tổng thể.
Infographic	Kết hợp hình ảnh và dữ liệu, làm cho báo cáo sinh động và dễ hiểu hơn.
Bản đồ nhiệt	Hiển thị cường độ dữ liệu trong các khu vực, hữu ích cho phân tích địa lý.
Sơ đồ lưu đồ	Hiển thị quy trình hoặc hành trình khách hàng một cách trực quan.
Dashboards	Tổng hợp các chỉ số quan trọng trong một giao diện duy nhất, giúp người xem nhanh chóng có cái nhìn tổng quan.
Màu sắc và biểu tượng	Nhấn mạnh các phần quan trọng của dữ liệu, sử dụng hợp lý để tránh gây rối mắt.

Hãy nhớ rằng, không phải ai cũng là chuyên gia dữ liệu. Một biểu đồ đầy màu sắc hoặc một bảng dễ đọc sẽ làm cho những nỗ lực tiếp thị của bạn trở nên dễ hiểu hơn đối với người bình thường.

Nguyên tắc 4: Điều chỉnh báo cáo theo nhu cầu

Tùy chỉnh là chìa khóa. Nếu bạn quan tâm đến tập hợp số liệu này hơn tập hợp số liệu khác, hãy điều chỉnh mẫu báo cáo cho phù hợp với nhu cầu này. Không có hai kênh tiếp thị nào giống nhau, vậy tại sao báo cáo của bạn lại phải giống nhau?

Việc tạo mẫu báo cáo marketing duy nhất cho từng nhóm người xem sẽ giúp đơn giản hóa quá trình “đọc dữ liệu” và cho phép bạn tạo trải nghiệm độc đáo cho các báo cáo định kỳ khác nhau dựa trên độ sâu của các chiến dịch tiếp thị được cung cấp.

Nguyên tắc 5: Kiểm tra báo cáo trước khi gửi

Trước khi báo cáo đó được đưa lên mạng, hãy đảm bảo nó trải qua quá trình xem xét và kiểm tra. Trong giai đoạn phê duyệt báo cáo này, bạn phát hiện mọi lỗi hoặc sự không nhất quán và đảm bảo mọi thứ trong báo cáo đều phù hợp với mục tiêu và mong đợi của người xem.

Cho dù bạn là người mới làm báo cáo hay một bác sĩ thú y dày dạn kinh nghiệm, luôn có chỗ để cải thiện trò chơi của bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và tạo các báo cáo không chỉ cung cấp thông tin mà còn gây ấn tượng. Suy cho cùng, báo cáo không chỉ là một tờ giấy mà nó còn là tiếng nói thương hiệu của bạn dưới dạng số.

Tổng kết

Báo cáo marketing không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ hàng tháng, mà là một công cụ chiến lược giúp định hướng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Từ việc lựa chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đến việc phân tích số liệu từ nhiều nền tảng, mọi khía cạnh của báo cáo đều đóng vai trò quan trọng trong việc vẽ nên bức tranh toàn diện về hiệu suất của các chiến dịch marketing. Sự chính xác, nhất quán, và trực quan hóa dữ liệu là những nguyên tắc cơ bản giúp báo cáo trở nên đáng tin cậy và dễ hiểu.

Đồng thời, việc điều chỉnh báo cáo theo nhu cầu cụ thể của từng khách hàng và đảm bảo kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi đi sẽ tạo nên những báo cáo không chỉ cung cấp thông tin mà còn xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng.

Trong thế giới tiếp thị hiện đại, báo cáo marketing chính là xương sống, giúp doanh nghiệp không chỉ đánh giá hiệu quả chiến dịch mà còn đưa ra các quyết định chiến lược sáng suốt.

Vì vậy, đừng xem việc tạo lập báo cáo như một công việc vặt vãnh, mà hãy coi đó là cơ hội để khẳng định thương hiệu và tạo nên sự khác biệt.