Marketing Report 02: Công ty Agency xây dựng báo cáo marketing như thế nào?

Bắt đầu một mối quan hệ khách hàng tốt là rất quan trọng cho sự thành công lâu dài. Những tương tác ban đầu sẽ định hình mối quan hệ sau này, bắt đầu xây dựng niềm tin và hợp tác.

Để tối ưu hóa giai đoạn đầu này, các Agency cần giao tiếp rõ ràng, hiểu nhu cầu của khách hàng và sử dụng các công cụ phù hợp để theo dõi dữ liệu. Phát triển một chiến lược giới thiệu vững chắc sẽ giúp tạo ra sự hài hòa trong mối quan hệ.

Một quy trình giới thiệu rõ ràng giúp công việc nội bộ hiệu quả hơn, giảm thời gian theo dõi, và cho khách hàng thấy bạn có tổ chức và chuyên nghiệp. Điều này tăng cường sự tin cậy và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.

Will Goldfarb, Giám đốc điều hành, Tập đoàn Merkava

Bạn và khách hàng càng hiểu nhau ngay từ đầu, bạn sẽ càng ít gặp hiểu lầm và dễ dàng đạt được mục tiêu chung hơn. Điều này không phức tạp, chỉ đơn giản là xây dựng một mối quan hệ tốt.

Báo cáo Marketing đối với công ty Agency

Công ty Marketing Agency xây dựng báo cáo cho khách hàng của họ thông qua nhiều bước và công cụ khác nhau nhằm đảm bảo báo cáo không chỉ chi tiết, chính xác mà còn dễ hiểu và mang lại giá trị cho khách hàng. Dưới đây là một quy trình tiêu chuẩn mà nhiều công ty Marketing Agency thường sử dụng:

Bước 1. Thu thập dữ liệu

• Công cụ phân tích web: Sử dụng các công cụ như Google Analytics, Adobe Analytics để thu thập dữ liệu về lưu lượng truy cập trang web, hành vi người dùng, nguồn truy cập, v.v.
• Công cụ quảng cáo: Sử dụng các nền tảng như Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads để thu thập dữ liệu về hiệu quả các chiến dịch quảng cáo.
• Công cụ mạng xã hội: Sử dụng các công cụ như Hootsuite, Buffer để thu thập dữ liệu về tương tác, tiếp cận và hiệu quả các bài đăng trên mạng xã hội.
• Công cụ CRM: Sử dụng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) như Salesforce, HubSpot để theo dõi khách hàng tiềm năng, doanh số bán hàng và mức độ tương tác của khách hàng.

Bước 2. Phân tích dữ liệu

• Xác định mục tiêu: Đối chiếu dữ liệu với các mục tiêu kinh doanh và marketing đã đặt ra để đánh giá hiệu quả chiến dịch.
• Phân tích định tính và định lượng: Sử dụng phương pháp phân tích định tính (phân tích nội dung, nhận xét khách hàng) và định lượng (số liệu, chỉ số) để có cái nhìn toàn diện về hiệu quả.

Bước 3. Tạo báo cáo

• Xác định cấu trúc báo cáo: Thường bao gồm các phần chính như tóm tắt điều hành, mục tiêu chiến dịch, phương pháp và công cụ sử dụng, kết quả và phân tích, kết luận và khuyến nghị.
• Tạo biểu đồ và đồ thị: Sử dụng các công cụ như Excel, Google Sheets, để tạo biểu đồ, đồ thị minh họa dữ liệu, giúp dễ dàng so sánh và hiểu rõ các xu hướng.
• Viết nội dung: Viết các phần mô tả, phân tích và kết luận, đảm bảo ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu và nhấn mạnh các điểm quan trọng.
• Thiết kế báo cáo: Sử dụng các công cụ như PowerPoint, Canva để thiết kế báo cáo hấp dẫn, chuyên nghiệp.

4. Trình bày báo cáo

• Gửi báo cáo: Gửi báo cáo qua email hoặc hệ thống quản lý dự án mà khách hàng sử dụng.
• Trình bày trực tiếp: Tổ chức buổi họp trực tuyến hoặc trực tiếp để trình bày và giải thích báo cáo, trả lời các câu hỏi và nhận phản hồi từ khách hàng.
• Theo dõi và điều chỉnh: Dựa vào phản hồi từ khách hàng để điều chỉnh báo cáo hoặc chiến dịch nếu cần.

Bằng cách kết hợp các công cụ và quy trình trên, Marketing Agency có thể xây dựng các báo cáo chi tiết, minh bạch và mang lại giá trị thực tiễn cho khách hàng.

Hiểu nhu cầu và mục tiêu của khách hàng

Hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu của khách hàng là kim chỉ nam cho mọi chiến lược, quyết định và hành động của Marketing Agency. Đây không chỉ là việc hoàn thành danh sách kiểm tra, mà là thiết lập một tầm nhìn chung làm nền tảng cho mối quan hệ hợp tác lâu dài.

Điều rất quan trọng đối với Marketing Agency là phải hiểu rõ mục tiêu và ý định của khách hàng, tạo ra chiến lược tiếp thị phù hợp, và đặt ra kỳ vọng đúng đắn về kết quả, báo cáo, và truyền thông.

Anatoly Zadorozhnyy, Giám đốc điều hành, Marketing1on1

Hậu quả khi không hiểu khách hàng

Việc không nắm bắt thấu đáo các mục tiêu của khách hàng sẽ dẫn đến một số kết quả tiêu cực:

• Làm xói mòn niềm tin và sự tự tin: Thiếu hiểu biết sẽ nhanh chóng làm xói mòn niềm tin của khách hàng. Bạn có thể hoàn thành dự án đúng hạn và trong ngân sách, nhưng nếu nó không phù hợp với nhu cầu hoặc mong đợi thực sự của khách hàng, sự tin cậy sẽ bị ảnh hưởng.
• Cạn kiệt nguồn lực: Khi mục tiêu bị sai lệch, khả năng phải sửa lại hoặc làm lại công việc sẽ tăng lên đáng kể. Điều này đòi hỏi thêm thời gian và tiêu tốn các nguồn tài nguyên có thể được sử dụng hiệu quả hơn ở nơi khác.
• Chi phí tài chính: Hiểu sai mục tiêu có thể gây tốn kém. Trong trường hợp xấu nhất, nó có thể dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng và mất khách hàng, kéo theo chi phí để có được khách hàng mới.
• Tinh thần và năng suất của nhóm: Việc liên tục không đáp ứng mục tiêu của khách hàng sẽ khiến nhóm của bạn mất tinh thần. Điều này làm môi trường làm việc kém thuận lợi cho sự sáng tạo và xuất sắc, cản trở các dự án tương lai.
• Danh tiếng tiêu cực: Trong thế giới kết nối ngày nay, thông tin lan truyền rất nhanh. Đánh giá kém của khách hàng sẽ gây tổn hại đáng kể đến danh tiếng của Marketing Agency, ảnh hưởng đến khả năng thu hút và giữ chân khách hàng.
• Ý nghĩa pháp lý: Mặc dù không phổ biến, việc không đáp ứng được mục tiêu của khách hàng đôi khi có thể gây ra hậu quả pháp lý, đặc biệt nếu có sự khác biệt giữa sản phẩm bàn giao và những gì đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Hiểu mục tiêu của khách hàng là rất quan trọng để thực hiện thành công một dự án. Việc không đầu tư thời gian và nguồn lực để làm đúng điều này sẽ dẫn đến những hậu quả tiêu cực tiềm tàng cả trước mắt và lâu dài.

Kỹ thuật thu thập yêu cầu của khách hàng

Để tránh những vấn đề xảy ra do hiểu lầm khách hàng, bạn phải thực hiện các bước chủ động ngay từ đầu.

Chúng tôi đặt ra các mục tiêu thực tế bằng cách hợp tác với khách hàng, xem xét ngành của họ, đối tượng mục tiêu và các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Chúng tôi thường xuyên báo cáo và liên lạc để cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu và hiệu suất, chứng minh tính hiệu quả của các chiến lược.

Steph Busia, Giám đốc tài khoản, Moxie Tonic, LLC

Dưới đây là một số kỹ thuật đơn giản có thể giúp:

Hoạt động	Mô tả
Cuộc họp ban đầu	Trước khi bắt đầu dự án, tổ chức một cuộc gặp trực tuyến hoặc offline để thảo luận về những mong đợi, yêu cầu và mục tiêu.
Bảng câu hỏi	Gửi các bảng câu hỏi phù hợp cho khách hàng để hiểu rõ hơn về ngành nghề, đối tượng và mục tiêu của họ.
Phân tích SWOT	Thực hiện phân tích SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Mối đe dọa) cho khách hàng để khám phá ý kiến rõ ràng và nhận biết các vấn đề cần quan tâm.
Thiết lập mục tiêu CHÍNH	Hợp tác với khách hàng để xác định các mục tiêu cụ thể, đo lường được và có tính chuyển đổi, giúp điều chỉnh sản phẩm của bạn phù hợp với nhu cầu của họ.
Giao tiếp liên tục	Thu thập thông tin không chỉ là một lần. Luôn duy trì đường dây liên lạc mở và thường xuyên để đảm bảo rằng bạn vẫn đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Đánh giá định kỳ sẽ giúp bạn theo dõi tình hình.

Điều chỉnh mục tiêu của khách hàng

Hãy nhớ rằng sự hiểu biết là một con đường hai chiều. Không chỉ bạn cần hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng, mà họ cũng cần hiểu về hoạt động kinh doanh của bạn. Hãy luôn trung thực về những gì Marketing Agency của bạn có thể và không thể làm.

Không phải mọi khách hàng đều phù hợp, và điều đó không sao cả. Bằng cách minh bạch về năng lực, bạn đảm bảo rằng các kỳ vọng được thiết lập từ đầu, tránh gây thất vọng sau này. Nếu mục tiêu của khách hàng không phù hợp với chuyên môn và khả năng của bạn, việc chia tay sớm có thể là lựa chọn tốt nhất cho cả hai bên.

Bạn sẽ làm tốt nhất khi giữ mối quan hệ chắc chắn với khách hàng. Đừng hy sinh điều này vì một người không phù hợp với bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, mỗi lần tôi liên hệ như vậy, lại mở ra cơ hội mới cho một khách hàng lý tưởng.

Brittany Woitas, Người sáng lập, Kōvly Studio

Việc đạt được sự đồng thuận về mục tiêu là rất quan trọng. Nếu bạn không tham gia vào cuộc trò chuyện này, đó giống như đi ra biển mà không có bản đồ hoặc la bàn. Dù cuối cùng bạn có thể đến một địa điểm nào đó, nhưng đó không chắc chắn là điểm đến mà bạn mong muốn.

3 bước xây dựng quy trình báo cáo

Báo cáo cho khách hàng không chỉ là việc thông báo, mà còn là quá trình thiết lập và duy trì mối quan hệ. Tương tự như việc tạo ra một ấn tượng đầu tiên, mỗi cơ hội báo cáo là cơ hội để củng cố mối liên kết với khách hàng.

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, khi mọi sự chú ý đều tập trung và kỳ vọng được hình thành. Quy trình báo cáo cho khách hàng được tinh chỉnh để đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng được truyền đạt một cách hiệu quả nhất.

Bằng cách áp dụng các quy trình lặp lại, ta có thể tối ưu hóa quy trình báo cáo, từ việc xác định nhu cầu của khách hàng đến việc cung cấp thông tin và hỗ trợ cần thiết. Điều này giúp tạo ra sự liên tục và nhất quán trong việc báo cáo, từ đó xây dựng nền tảng vững chắc cho mối quan hệ khách hàng.

Khi chúng tôi báo cáo cho khách hàng, chúng tôi phải thực hiện một loạt các nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc truy cập hoặc tạo các tài khoản quảng cáo, trang web, thuộc tính trong Google Analytics, Google Search Console, … Chúng tôi cũng phải xây dựng chiến lược, thiết lập các bước chuyển đổi, và theo dõi các sự kiện liên quan. Đó là một quy trình đòi hỏi sự kiên nhẫn và cẩn trọng.

Graham Lumley, Giám đốc Tiếp thị Tăng trưởng, Blackhawk

Bước 1: Những thách thức trong quá trình báo cáo

Mặc dù mọi người mong muốn một quá trình báo cáo mượt mà, nhưng thực tế lại thường gặp phải những trở ngại không ngờ.

Dưới đây là một số vấn đề phổ biến:

• Quá tải thông tin: Với lượng thông tin lớn cần chia sẻ và thu thập, dễ dàng bị lạc lối. Việc hệ thống hóa các quy trình giúp giảm bớt sự rối ren và chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
• Trì hoãn thời gian: Sự chậm trễ, cho dù là do dữ liệu từ khách hàng hay phê duyệt nội bộ, có thể làm mất đi sự hứng thú. Việc thiết lập các mốc thời gian trong quy trình báo cáo giúp đảm bảo mọi người đều tuân thủ và đi theo kế hoạch.
• Trách nhiệm không rõ ràng: Khi không ai biết ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ cụ thể, có thể dễ dàng bỏ sót công việc. Việc xác định rõ trách nhiệm trong quy trình báo cáo giúp tránh được những hiểu lầm không cần thiết.

Bước 2: Xác định mục tiêu trong quá trình báo cáo

Mục tiêu rõ ràng là chìa khóa của sự hài lòng khách hàng. Thiết lập mốc thời gian, sản phẩm và chỉ số hiệu suất cụ thể là quan trọng.

Ví dụ: Nếu khách hàng mong đợi tăng 20% lưu lượng truy cập, đặt ra kế hoạch và thời gian cụ thể, chẳng hạn, sáu tháng. Sử dụng công cụ quản lý công việc để theo dõi nhiệm vụ hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý.

Đánh giá định kỳ 30-60-90 ngày cũng quan trọng. Nếu bạn đạt được mục tiêu tăng 10% tương tác trên mạng xã hội trong 30 ngày đầu tiên, đó là cơ hội để xây dựng lòng tin từ khách hàng và định ra hành động tiếp theo.

Bước 3: Kết hợp công cụ báo cáo ngay từ ngày đầu tiên

Khi xây dựng mối quan hệ khách hàng thành công, việc chọn công cụ báo cáo thích hợp cũng quan trọng như việc chọn dụng cụ phù hợp cho một quy trình phẫu thuật.

Ban đầu, báo cáo thủ công có giá trị, đặc biệt đối với các đại lý khi còn ở giai đoạn đầu. Nhưng khi quy mô mở rộng, việc báo cáo thủ công trở nên không hiệu quả và có thể trở thành gánh nặng.

Hãy nghĩ về điều này: nhiều khách hàng hơn đồng nghĩa với việc cần xử lý nhiều dữ liệu hơn, và việc tổng hợp báo cáo thủ công trở nên cực kỳ tốn thời gian và không hiệu quả.

Ngược lại, sử dụng công cụ tự động hóa báo cáo sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất. Với công cụ này tích hợp vào quy trình giới thiệu, nhóm của bạn có thể bắt đầu báo cáo về mục tiêu và kết quả ngay lập tức, gửi tin nhắn chắc chắn về việc mang lại lợi ích như đã hứa với khách hàng.

Hãy xem xét cách tích hợp báo cáo vào quy trình giới thiệu của bạn và lựa chọn nền tảng phù hợp nhất cho nhu cầu cụ thể của bạn.

Vai trò của Công cụ Báo cáo

Giao tiếp với khách hàng hiệu quả không chỉ là gửi email “Này, bạn thế nào?“. Đó là về việc cung cấp thông tin có giá trị ở dạng dễ hiểu.

Câu chuyện này xoay quanh các số liệu hiệu suất, mục tiêu và các lĩnh vực cần cải thiện, giúp khách hàng không chỉ nghe mà còn hiểu được tác động của Marketing Agency của bạn.

Kết hợp báo cáo sớm trong mối quan hệ cũng giúp Marketing Agency đặt ra mục tiêu linh hoạt và duy trì liên lạc nhất quán về tiến trình đạt được chúng.

Mục tiêu động giúp khách hàng nhìn thấy những thay đổi ngay khi chúng xảy ra.

Ví dụ: Nếu bạn cam kết tăng 15% lưu lượng truy cập hàng tháng, hãy cập nhật báo cáo theo thời gian thực. Khi khách hàng thấy bạn đạt hoặc vượt mục tiêu trong nửa tháng đầu, điều này chứng minh hiệu quả của Marketing Agency.

Mục tiêu động giúp nhường chỗ cho điều chỉnh linh hoạt. Nếu không đạt được mục tiêu, cả hai bên có thể thấy vấn đề ngay và thực hiện hành động khắc phục.

Cuối cùng, việc ăn mừng chiến thắng sớm tạo động lực và tinh thần tích cực cho tất cả mọi người, từ Marketing Agency đến khách hàng.

Lợi ích khi xây dựng Marketing Report Template

Trước khi đi sâu vào lợi ích, chúng ta hãy nói thẳng một điều: mục đích của việc tích hợp Report Template không phải là cắt giảm mà là nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.

Dưới đây là một số lý do thuyết phục để tích hợp các Report Template vào chiến lược giới thiệu của bạn:

• Tính nhất quán: Một Report Template chuẩn hóa quy trình giới thiệu đảm bảo mọi khách hàng đều nhận được sự quan tâm và dịch vụ ở mức độ cao như nhau.
• Hiệu quả: Việc sử dụng Report Template giúp tiết kiệm thời gian bởi vì bạn không cần phải tạo lại từ đầu cho mỗi khách hàng mới. Và thời gian là tiền bạc, đúng không?
• Kiểm soát chất lượng: Khi sử dụng Report Template đã được tinh chỉnh qua nhiều tương tác với khách hàng, bạn sử dụng một công cụ đã được kiểm nghiệm và biết là hoạt động tốt.
• Trải nghiệm phù hợp: Mặc dù các Report Template tiêu chuẩn hóa quy trình, nhưng chúng vẫn có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của từng khách hàng.
• Giảm thiểu rủi ro: Quy trình báo cáo có cấu trúc giúp giảm nguy cơ sai sót hoặc thiếu sót có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.

Các Report Template và bảng thông tin không chỉ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Mục đích của chúng là nâng cao trải nghiệm của khách hàng bằng cách cung cấp thông tin liên lạc nhất quán và bằng chứng liên tục về kết quả của Marketing Agency của bạn.

Những cân nhắc chính khi chọn một công cụ

Việc chọn công cụ báo cáo đòi hỏi sự suy nghĩ cẩn thận, vì nhu cầu riêng của Marketing Agency sẽ quyết định lựa chọn tốt nhất. Dưới đây là một số yếu tố bạn nên xem xét để đưa ra quyết định:

• Trải nghiệm người dùng: Công cụ cần phải trực quan và thân thiện với người dùng của cả đại lý và khách hàng.
• Tùy chỉnh: Khả năng điều chỉnh báo cáo theo nhu cầu của từng khách hàng là quan trọng. Mỗi khách hàng đều có đặc điểm riêng, vì vậy báo cáo cũng cần phải linh hoạt như vậy.
• Khả năng mở rộng: Đảm bảo công cụ có thể mở rộng để đáp ứng số lượng khách hàng ngày càng tăng mà không gặp trở ngại.
• Tích hợp: Công cụ cần tích hợp liền mạch với các công cụ và phần mềm khác mà Marketing Agency sử dụng.
• Hỗ trợ khách hàng: Một hệ thống hỗ trợ khách hàng tốt sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và đảm bảo trải nghiệm người dùng suôn sẻ.
• Cải tiến liên tục: Chọn một công cụ có cập nhật và bổ sung tính năng mới thường xuyên để đảm bảo bạn luôn ở phía trước trong ngành.

Việc chọn công cụ báo cáo phù hợp là rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ khách hàng hiệu quả. Và nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ đáp ứng tất cả các tiêu chí này, thì không thể bỏ qua những gì Linkle mang lại.

Những cân nhắc về bảo mật trong báo cáo khách hàng

Tính liêm chính của đại lý phụ thuộc vào khả năng xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm một cách có trách nhiệm. Không nên bỏ qua các nguyên tắc cơ bản về bảo mật dữ liệu trong quan hệ khách hàng và tầm quan trọng của việc thiết lập quyền của người dùng để kiểm soát quyền truy cập dữ liệu.

Đặc quyền của người dùng là để kiểm soát quyền truy cập dữ liệu

Kiểm soát ai có quyền truy cập vào những gì cũng quan trọng như các biện pháp bảo vệ xung quanh dữ liệu. Quyền của người dùng phải được xác định nghiêm ngặt dựa trên vai trò trong cơ quan và nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Ví dụ: Các thành viên trong nhóm không tham gia phân tích dữ liệu sẽ không có quyền truy cập vào dữ liệu phân tích nhạy cảm. Về phía khách hàng, chỉ các thành viên nhóm phía khách hàng được chỉ định mới có quyền xem hoặc sửa đổi các báo cáo cụ thể.

Các quyền này được đặt ở cấp độ chi tiết và cho phép bạn chỉ định ai có thể xem và chỉnh sửa báo cáo. Cách tốt nhất là thường xuyên xem xét và cập nhật các quyền, đặc biệt khi có sự thay đổi về nhân viên trong đại lý của bạn hoặc trong nhóm của khách hàng.

Bằng cách bảo mật dữ liệu khách hàng và kiểm soát khả năng truy cập dữ liệu đó, bạn bảo vệ đại lý và khách hàng của mình, đồng thời củng cố niềm tin để xây dựng mối quan hệ lâu dài.

Case Study: Digital Media Collective

TDMC, hay The Digital Media Collective, bắt đầu hoạt động vào năm 2013 do Cheryl Ingram thành lập. Một vài năm trôi qua, công ty đã phát triển thành một Agency gồm 46 người tập trung vào thương mại điện tử.

Vấn đề: Tốn thời gian trong lập báo cáo

Khi TDMC mở rộng nhanh chóng, nó gặp phải một nút thắt nghiêm trọng: báo cáo. Agency này đang sử dụng kết hợp nhiều nền tảng báo cáo khác nhau cùng với các bản trình bày PowerPoint thủ công để cập nhật thông tin cho danh sách khách hàng ngày càng tăng của họ.

Cheryl Ingram và nhóm của cô nhận thấy rằng họ đã dành quá nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu, điều này cản trở khả năng tập trung vào nhu cầu của khách hàng.

Giải pháp: Tối ưu hóa quy trình báo cáo cho khách hàng

Cheryl biết số giờ bị mất do báo cáo thủ công có thể được sử dụng hiệu quả hơn cho việc tương tác với khách hàng.

Kết quả: Tác động đến mối quan hệ khách hàng và sự phát triển của đại lý

Khi TDMC chuyển sang báo cáo tự động , lợi ích sẽ có ngay lập tức. Các báo cáo đã sẵn sàng vào tuần đầu tiên mỗi tháng. Hiệu quả đạt được được chuyển vào việc cải thiện giao tiếp với khách hàng và làm quen với khách hàng mới, giúp TDMC tiếp tục quỹ đạo đi lên của mình.

Bài học: Tự động hóa báo cáo

Lời khuyên của Cheryl dành cho các Agency khác có mối quan hệ tương tự rất đơn giản nhưng có tác động mạnh mẽ. Tự động hóa báo cáo của bạn nếu có thể và giữ nó đúng trọng tâm. Đừng chôn vùi khách hàng dưới hàng núi dữ liệu.

Hãy tập trung vào các số liệu trả lời câu hỏi “vậy thì sao?”. Và luôn luôn đảm bảo rằng bạn sử dụng thời gian tiết kiệm được để hiểu rõ hơn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Tầm quan trọng của báo cáo kịp thời và nhất quán

Trong quan hệ đối tác giữa doanh nghiệp và Marketing Agency, giá trị của việc báo cáo kịp thời và nhất quán thường bị đánh giá thấp. Suy cho cùng, khách hàng đầu tư tiền bạc và thời gian vào dịch vụ của bạn và muốn có bằng chứng rõ ràng và đáng tin cậy rằng khoản đầu tư của họ đang được đền đáp.

Tính kịp thời và nhất quán trong báo cáo là yếu tố không thể thiếu để có được một mối quan hệ thành công, vì chúng tạo nên mối liên hệ rõ ràng giữa nỗ lực của Agency và kết quả của khách hàng.

Giai đoạn Báo cáo là thời điểm hoàn hảo để thiết lập nhịp độ báo cáo phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn tại sao thời gian lại quan trọng.

Yếu tố 1: Mối quan hệ giữa thời gian báo cáo và sự tin cậy của khách hàng

Báo cáo kịp thời không chỉ là về tốc độ mà còn thể hiện trách nhiệm và tính chuyên nghiệp. Khi các báo cáo đến đều đặn và đúng lịch, khách hàng sẽ ít đặt câu hỏi về hiệu quả và độ tin cậy của dịch vụ của bạn. Báo cáo kịp thời và nhất quán giúp xây dựng mối quan hệ ổn định và lâu dài.

Ngược lại, việc báo cáo chậm trễ hoặc rời rạc có thể gây ra cảm giác khó chịu và mất lòng tin.

Ví dụ: Nếu khách hàng mong đợi báo cáo hiệu suất hàng tuần vào thứ Hai nhưng lại nhận được muộn hoặc thậm chí không nhận được, lòng tin sẽ bị xói mòn. Báo cáo kịp thời cũng cho phép ra quyết định nhanh nhạy hơn. Nếu có vấn đề trong dữ liệu, việc phát hiện sớm sẽ giúp bạn và khách hàng có thêm thời gian để phản hồi và sửa lỗi.

Yếu tố 2: Báo cáo toàn diện và nhất quán

Việc đặt lịch báo cáo bắt đầu bằng việc hiểu nhu cầu của khách hàng. Một số khách hàng có thể cần cập nhật nhanh chóng hàng tuần, trong khi những khách hàng khác có thể muốn xem xét toàn diện hàng tháng.

Dưới đây là một số bước để điều chỉnh lịch báo cáo nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả:

• Tần suất thảo luận: Trước tiên, xác định tần suất khách hàng muốn nhận báo cáo. Một số có thể chọn báo cáo hàng tuần, trong khi những người khác có thể thích cập nhật hàng tháng hoặc thậm chí hàng quý. Theo cuộc khảo sát Điểm chuẩn của Marketing Agency gần đây, 58% các agency được khảo sát cho biết họ dựa nhiều vào các báo cáo hàng tháng.
• Loại dữ liệu: Tần suất khác nhau có thể yêu cầu các loại dữ liệu khác nhau. Báo cáo hàng tuần có thể tập trung vào các KPI tức thời như số liệu tương tác, trong khi báo cáo hàng tháng có thể đi sâu vào ROI, mục tiêu dài hạn và các thắng lợi chiến lược quan trọng.
• Thời gian gửi báo cáo: Đặt ngày và giờ cụ thể để gửi báo cáo là rất quan trọng. Điều này sẽ thay đổi tùy thuộc vào múi giờ và lịch làm việc của khách hàng.
• Lời nhắc tự động: Sử dụng công nghệ để làm lợi thế cho bạn. Các công cụ tự động lập lịch báo cáo và đảm bảo chúng xuất hiện vào cùng thời điểm trong mỗi chu kỳ.

Bằng cách điều chỉnh lịch báo cáo theo nhu cầu của khách hàng, bạn có thể đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và phù hợp, tạo điều kiện cho một mối quan hệ khách hàng thành công và lâu dài.

Điều quan trọng cần lưu ý là không nên cố định lịch trình báo cáo. Khi nhu cầu của khách hàng thay đổi, nên xem lại lịch báo cáo và điều chỉnh nếu cần. Với các tính năng như mẫu có thể tùy chỉnh, lịch báo cáo tự động và các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, nền tảng này sẽ loại bỏ nhiều rào cản mà các cơ quan phải đối mặt.