AI trong Linkle Workspace

Khám phá cách AI hỗ trợ đội Sales & CSKH thông minh hơn

AI không chỉ là công nghệ, mà là trợ lý thông minh

AI trong Linkle Workspace được tích hợp trực tiếp vào hệ thống CRM, không phải là một tính năng riêng biệt mà là một phần không thể thiếu của trải nghiệm người dùng. Thay vì chỉ hiển thị dữ liệu thô, AI giúp giảm thiểu các thao tác lặp lại và đưa ra các gợi ý hành động thông minh dựa trên phân tích dữ liệu và hiểu biết về ngữ cảnh.

Điều quan trọng cần hiểu là AI không thay thế con người, mà là một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, ra quyết định tốt hơn, và tập trung vào những công việc có giá trị cao nhất. AI xử lý các công việc lặp đi lặp lại và phân tích dữ liệu phức tạp, trong khi con người tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và đưa ra các quyết định chiến lược.

AI trong Linkle Workspace mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Tiết kiệm thời gian: AI tự động hóa các tác vụ lặp lại như viết email, tóm tắt cuộc gọi, và cập nhật dữ liệu, giúp nhân viên tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày và tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
• Ra quyết định tốt hơn: AI phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và đưa ra các insights dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính, giúp bạn đưa ra các quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
• Tăng hiệu quả: AI giúp bạn tập trung vào các lead và deal có khả năng thành công cao nhất bằng cách phân tích và sắp xếp theo mức độ ưu tiên, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu.
• Cải thiện chất lượng: AI gợi ý nội dung và hành động phù hợp dựa trên ngữ cảnh và lịch sử, giúp bạn cung cấp dịch vụ tốt hơn và xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hơn với khách hàng.

Gợi ý nội dung Email

Viết email hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong bán hàng và chăm sóc khách hàng, nhưng việc viết email từ đầu cho mỗi khách hàng có thể tốn rất nhiều thời gian. AI trong Linkle Workspace giải quyết vấn đề này bằng cách phân tích lịch sử tương tác với khách hàng và đề xuất nội dung email phù hợp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo nội dung email luôn phù hợp với ngữ cảnh và mục đích.

Cách hoạt động:

Quá trình gợi ý email của AI diễn ra theo các bước sau:

1. Chọn khách hàng và mục đích: Bạn chọn khách hàng mà bạn muốn gửi email và xác định mục đích của email, chẳng hạn như follow-up sau cuộc gọi, gửi báo giá, chăm sóc khách hàng, hoặc các mục đích khác.
2. AI phân tích lịch sử: AI phân tích toàn bộ lịch sử tương tác với khách hàng, bao gồm các email trước đó, cuộc gọi, meetings, deal stage hiện tại, sản phẩm mà khách hàng quan tâm, và các thông tin quan trọng khác để hiểu rõ ngữ cảnh.
3. AI đề xuất nội dung: Dựa trên phân tích, AI đề xuất 2-3 phiên bản email với các tone khác nhau (chuyên nghiệp, thân thiện, urgent) để bạn có thể chọn phiên bản phù hợp nhất với tình huống.
4. Chỉnh sửa và gửi: Bạn có thể chỉnh sửa nội dung email được đề xuất nếu cần, thêm các thông tin cụ thể, hoặc điều chỉnh tone, sau đó gửi email trực tiếp từ CRM.

Ví dụ:

Sau một cuộc gọi demo sản phẩm với khách hàng, AI sẽ phân tích nội dung cuộc gọi và đề xuất một email follow-up với nội dung tóm tắt các điểm chính đã thảo luận, đính kèm các tài liệu liên quan đến sản phẩm mà khách hàng quan tâm, và đề xuất bước tiếp theo dựa trên phản hồi và mối quan tâm của khách hàng trong cuộc gọi. Điều này giúp bạn gửi email một cách nhanh chóng và đảm bảo nội dung phù hợp với ngữ cảnh.

Tóm tắt cuộc gọi/Cuộc họp tự động

Ghi chú và tóm tắt các cuộc gọi và meetings là một công việc quan trọng nhưng tốn thời gian. AI trong Linkle Workspace tự động tạo summary chi tiết sau mỗi cuộc gọi hoặc meeting, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Tính năng:

Tính năng tóm tắt tự động của AI bao gồm:

• Tóm tắt nội dung chính: AI phân tích transcript (nếu có) hoặc ghi chú từ cuộc gọi/meeting và rút ra các điểm quan trọng, giúp bạn nhanh chóng nắm bắt nội dung chính mà không cần đọc lại toàn bộ transcript hoặc ghi chú dài.
• Action items: AI tự động nhận diện các việc cần làm được đề cập trong cuộc trò chuyện và tạo tasks tương ứng trong CRM, đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót và có thể theo dõi tiến độ.
• Sentiment analysis: AI phân tích cảm xúc của khách hàng trong cuộc trò chuyện (tích cực, trung tính, hoặc tiêu cực), giúp bạn hiểu rõ hơn về thái độ và mức độ quan tâm của khách hàng.
• Next steps: Dựa trên nội dung cuộc trò chuyện, AI đề xuất các bước tiếp theo phù hợp để tiếp tục phát triển mối quan hệ và tiến tới đóng deal.

Ví dụ:

Sau một cuộc gọi 30 phút với khách hàng, AI tự động tạo summary như sau: "Khách hàng quan tâm đến gói Enterprise, có ngân sách khoảng 500 triệu, và cần demo sản phẩm vào tuần sau. Action items: Gửi báo giá cho gói Enterprise, lên lịch demo sản phẩm trong tuần tới." Summary này được lưu tự động vào timeline của khách hàng, giúp bạn và team có thể tham khảo lại và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng.

Phân tích hành vi khách hàng

Hiểu rõ hành vi khách hàng là yếu tố then chốt để cung cấp dịch vụ tốt và tăng doanh thu. AI trong Linkle Workspace phân tích dữ liệu lịch sử từ nhiều nguồn khác nhau để nhận diện các patterns và đưa ra các insights có giá trị, giúp bạn hiểu rõ hơn về khách hàng và đưa ra các quyết định tốt hơn.

Churn Prediction (Dự đoán khách hàng rời bỏ)

Mất khách hàng là một vấn đề nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến doanh thu và tăng trưởng của doanh nghiệp. AI phân tích các dấu hiệu cảnh báo sớm để phát hiện khách hàng có nguy cơ rời bỏ.

AI xem xét nhiều yếu tố khác nhau để dự đoán churn, bao gồm:

• Giảm tương tác: Khách hàng ít tương tác với doanh nghiệp hơn so với trước đây, chẳng hạn như ít mở email, ít truy cập website, hoặc ít liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng.
• Không mua lại: Khách hàng không mua lại sản phẩm hoặc dịch vụ sau một khoảng thời gian dài hơn bình thường, hoặc không gia hạn hợp đồng.
• Phản hồi tiêu cực: Khách hàng có phản hồi tiêu cực trong các cuộc gọi, email, hoặc survey, cho thấy sự không hài lòng.

Khi phát hiện khách hàng có nguy cơ churn, AI sẽ gợi ý các hành động chăm sóc đặc biệt để giữ chân khách hàng, chẳng hạn như liên hệ trực tiếp, cung cấp ưu đãi đặc biệt, hoặc giải quyết các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải.

Upsell/Cross-sell Opportunity (Cơ hội bán thêm)

Bán thêm sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng hiện có thường dễ dàng và hiệu quả hơn so với việc tìm kiếm khách hàng mới. AI phân tích dữ liệu để nhận diện khách hàng có tiềm năng mua thêm sản phẩm hoặc dịch vụ.

AI xem xét các yếu tố sau để xác định cơ hội upsell/cross-sell:

• Lịch sử mua hàng: Phân tích lịch sử mua hàng của khách hàng để xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ có thể bổ sung hoặc nâng cấp từ những gì họ đã mua.
• Hành vi tương tự: So sánh hành vi của khách hàng với các khách hàng khác đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ bổ sung, để xác định khả năng họ cũng sẽ quan tâm.
• Giai đoạn trong customer journey: Xác định giai đoạn hiện tại của khách hàng trong hành trình khách hàng để đề xuất các sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với giai đoạn đó.

Khi phát hiện cơ hội upsell/cross-sell, AI sẽ gợi ý các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể và thời điểm tốt nhất để tiếp cận khách hàng, giúp tăng doanh thu và giá trị khách hàng.

Customer Segmentation (Phân nhóm khách hàng)

Phân nhóm khách hàng là một cách hiệu quả để cung cấp dịch vụ phù hợp với từng nhóm khách hàng. AI tự động phân nhóm khách hàng theo hành vi và đặc điểm để giúp bạn có chiến lược chăm sóc phù hợp.

AI phân nhóm khách hàng thành các nhóm chính sau:

• Khách hàng VIP: Những khách hàng mua nhiều, tương tác tích cực, và có giá trị cao. Nhóm này cần được chăm sóc đặc biệt với các dịch vụ ưu tiên và ưu đãi độc quyền.
• Khách hàng tiềm năng: Những khách hàng có budget, đang tìm hiểu sản phẩm hoặc dịch vụ, và có khả năng trở thành khách hàng thực tế. Nhóm này cần được nuôi dưỡng và cung cấp thông tin đầy đủ.
• Khách hàng rủi ro: Những khách hàng ít tương tác, có dấu hiệu không hài lòng, hoặc có nguy cơ churn. Nhóm này cần được chăm sóc đặc biệt để giữ chân.
• Khách hàng mới: Những khách hàng vừa mới bắt đầu sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ. Nhóm này cần được onboarding tốt và chăm sóc đặc biệt để đảm bảo họ hiểu rõ cách sử dụng và hài lòng với dịch vụ.

Dự báo Doanh thu

Dự báo doanh thu chính xác là vô cùng quan trọng để lập kế hoạch và đưa ra các quyết định kinh doanh. AI trong Linkle Workspace kết hợp dữ liệu lịch sử về pipeline, tỷ lệ chuyển đổi, và nhiều yếu tố khác để đưa ra các dự báo doanh thu chính xác và đáng tin cậy, giúp bạn có được cái nhìn rõ ràng về khả năng đạt được mục tiêu doanh thu.

Dự báo theo thời gian:

AI cung cấp các dự báo doanh thu cho các khoảng thời gian khác nhau:

• Dự báo tháng/quý: AI phân tích pipeline hiện tại và tỷ lệ chuyển đổi lịch sử để dự báo doanh thu cho tháng hoặc quý sắp tới. Dự báo này được cập nhật thường xuyên khi có thay đổi trong pipeline hoặc khi có thêm thông tin mới.
• Confidence level: AI không chỉ đưa ra một con số dự báo mà còn cung cấp mức độ tin cậy của dự báo đó. Ví dụ, AI có thể cho biết có 80% khả năng đạt được 2 tỷ đồng trong tháng này, giúp bạn hiểu rõ hơn về độ chắc chắn của dự báo.
• Scenario analysis: AI cung cấp dự báo trong các kịch bản khác nhau, bao gồm best case (kịch bản tốt nhất), worst case (kịch bản xấu nhất), và likely (kịch bản có khả năng cao nhất). Điều này giúp bạn chuẩn bị cho các tình huống khác nhau và đưa ra các quyết định phù hợp.

Cảnh báo sớm:

AI không chỉ dự báo doanh thu mà còn cảnh báo sớm về các vấn đề tiềm ẩn:

• Cảnh báo pipeline không đủ: AI cảnh báo nếu pipeline hiện tại không đủ để đạt được mục tiêu doanh thu đã đặt ra, giúp bạn có thời gian để thực hiện các hành động khắc phục.
• Gợi ý số lượng lead/deal cần thêm: Dựa trên phân tích, AI gợi ý số lượng lead hoặc deal cần thêm vào pipeline để đạt được mục tiêu doanh thu, giúp bạn có kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu.
• Phân tích xu hướng: AI phân tích xu hướng doanh thu để xác định xem doanh thu đang tăng hay giảm so với kỳ trước, giúp bạn hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định phù hợp.

Gợi ý Lead ưu tiên

Với hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn lead trong hệ thống, việc xác định lead nào nên được ưu tiên là một thách thức lớn. AI trong Linkle Workspace phân tích và sắp xếp lead theo mức độ ưu tiên để đội Sales có thể tập trung vào những lead có khả năng chốt cao nhất, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và tối ưu hóa hiệu quả làm việc.

AI sử dụng nhiều yếu tố khác nhau để xác định mức độ ưu tiên của lead:

• Lead scoring tự động: AI tính điểm cho mỗi lead dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm nguồn gốc của lead (lead từ website thường có điểm cao hơn lead từ danh sách mua), hành vi trên website (lead xem nhiều trang hoặc tải tài liệu có điểm cao hơn), thông tin profile (lead từ công ty lớn hoặc có chức vụ cao có điểm cao hơn), và lịch sử tương tác trước đó (lead đã tương tác tích cực có điểm cao hơn).
• Timing optimization: AI phân tích lịch sử response time của khách hàng để gợi ý thời điểm tốt nhất để liên hệ. Ví dụ, nếu khách hàng thường trả lời email vào buổi sáng, AI sẽ gợi ý gửi email vào buổi sáng để tăng khả năng nhận được phản hồi.
• Channel recommendation: Dựa trên preference và lịch sử tương tác của khách hàng, AI đề xuất kênh liên hệ phù hợp nhất (email, cuộc gọi, SMS) để tăng khả năng nhận được phản hồi tích cực.
• Next best action: AI gợi ý hành động tiếp theo tốt nhất để tăng khả năng chốt deal, chẳng hạn như gửi email với nội dung cụ thể, gọi điện để trả lời câu hỏi, hoặc gửi tài liệu liên quan đến sản phẩm mà khách hàng quan tâm.

Ví dụ kịch bản sử dụng AI trong CRM

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách AI hoạt động trong thực tế, dưới đây là một số kịch bản sử dụng cụ thể mà AI có thể hỗ trợ bạn trong công việc hàng ngày:

Kịch bản 1: Follow-up sau demo

Sau một cuộc gọi demo sản phẩm với khách hàng, AI tự động thực hiện các công việc sau để giúp bạn follow-up một cách hiệu quả:

• Tạo summary cuộc gọi: AI tự động tạo summary chi tiết về cuộc gọi với các điểm chính đã thảo luận, các câu hỏi của khách hàng, và các mối quan tâm được nêu ra.
• Đề xuất action items: AI phân tích nội dung cuộc gọi và đề xuất 3 việc cần làm: gửi email tóm tắt cuộc gọi với các điểm chính, đính kèm tài liệu liên quan đến sản phẩm mà khách hàng quan tâm, và lên lịch follow-up trong 3 ngày để tiếp tục thảo luận.
• Gợi ý nội dung email: AI gợi ý nội dung email với tone chuyên nghiệp, nhắc lại các điểm mà khách hàng quan tâm trong cuộc gọi, và đề xuất bước tiếp theo phù hợp.

Tất cả những điều này giúp bạn follow-up với khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào và tăng khả năng chốt deal.

Kịch bản 2: Chuẩn bị cuộc gọi

Trước khi gọi cho khách hàng, AI cung cấp các insights quan trọng để giúp bạn chuẩn bị tốt hơn:

• Điểm mạnh: AI phân tích lịch sử của khách hàng và chỉ ra các điểm mạnh, chẳng hạn như khách hàng đã mua sản phẩm tương tự trước đây, có budget phù hợp, hoặc đang ở giai đoạn trong customer journey mà thường dẫn đến quyết định mua hàng.
• Điểm yếu: AI cũng chỉ ra các điểm yếu hoặc thách thức, chẳng hạn như khách hàng chưa có quyết định cuối cùng, cần thêm thông tin hoặc thời gian để suy nghĩ, hoặc có các mối quan tâm chưa được giải quyết.
• Gợi ý nội dung: Dựa trên phân tích, AI gợi ý nội dung nên nhấn mạnh trong cuộc gọi, chẳng hạn như nhấn mạnh ROI và lợi ích cụ thể, chia sẻ case study tương tự, hoặc đề xuất ưu đãi đặc biệt nếu chốt deal trong tuần này.

Những insights này giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho cuộc gọi và tăng khả năng thành công.

Kịch bản 3: Báo cáo cuối tuần

Cuối tuần, quản lý nhận được báo cáo tự động từ AI với các thông tin quan trọng:

• Top deals: AI liệt kê 10 deal có khả năng chốt cao nhất trong tuần sau dựa trên phân tích và prediction, giúp quản lý tập trung vào các deal quan trọng nhất.
• Cảnh báo churn: AI cảnh báo về 5 khách hàng có nguy cơ churn cao, cần được chăm sóc đặc biệt để giữ chân. Điều này giúp quản lý có thể hành động sớm để ngăn chặn việc mất khách hàng.
• Gợi ý hành động: AI phân tích pipeline hiện tại và gợi ý rằng pipeline hiện tại chỉ đủ để đạt 70% mục tiêu, và cần thêm 30 lead chất lượng để đạt được mục tiêu đầy đủ. Điều này giúp quản lý có kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu.

Báo cáo này giúp quản lý có được cái nhìn tổng quan về tình hình và có thể đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp cho tuần tiếp theo.

Bảo mật & Quyền riêng tư

Bảo mật và quyền riêng tư là những mối quan tâm hàng đầu khi sử dụng AI trong CRM, đặc biệt là khi xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm. Linkle Workspace tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật và quyền riêng tư để đảm bảo dữ liệu của bạn được bảo vệ an toàn.

Các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư mà chúng tôi thực hiện bao gồm:

• Dữ liệu được mã hóa: Mọi dữ liệu được mã hóa khi xử lý và lưu trữ, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu. Chúng tôi sử dụng các phương pháp mã hóa tiên tiến để bảo vệ dữ liệu của bạn.
• Không chia sẻ dữ liệu: Dữ liệu của bạn là của riêng bạn và không bao giờ được sử dụng để train model cho khách hàng khác. Mỗi doanh nghiệp có dữ liệu riêng biệt và được bảo vệ độc lập.
• Tuân thủ GDPR: Chúng tôi tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo GDPR và các quy định tương tự, đảm bảo quyền riêng tư của khách hàng được bảo vệ đầy đủ.
• Audit trail: Mọi hoạt động của AI đều được ghi lại trong audit trail để có thể kiểm tra và đảm bảo tuân thủ. Điều này giúp bạn theo dõi cách AI sử dụng dữ liệu và đảm bảo tính minh bạch.

Bắt đầu sử dụng AI

Bắt đầu sử dụng AI trong Linkle Workspace là một quá trình đơn giản và dần dần. Bạn không cần phải kích hoạt tất cả các tính năng AI cùng một lúc, mà có thể bắt đầu với một vài tính năng đơn giản và mở rộng dần khi đã quen.

Để bắt đầu sử dụng AI, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Đảm bảo có đủ dữ liệu: AI cần dữ liệu để hoạt động hiệu quả, vì vậy bạn cần đảm bảo đã có đủ dữ liệu trong CRM bao gồm contacts, deals, và activities. Càng nhiều dữ liệu chất lượng, AI càng có thể đưa ra các gợi ý chính xác và hữu ích hơn.
2. Kích hoạt AI features: Vào phần Cài đặt trong CRM và kích hoạt các tính năng AI mà bạn muốn sử dụng. Bạn có thể kích hoạt từng tính năng một hoặc tất cả cùng lúc tùy thuộc vào nhu cầu.
3. Bắt đầu với tính năng đơn giản: Bắt đầu với một tính năng đơn giản như gợi ý email hoặc tóm tắt cuộc gọi để làm quen với cách AI hoạt động. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về giá trị mà AI mang lại và cách sử dụng hiệu quả.
4. Xem kết quả và điều chỉnh: Sau khi sử dụng, xem xét kết quả và cung cấp feedback cho AI. AI học từ feedback của bạn và sẽ cải thiện theo thời gian để đưa ra các gợi ý phù hợp hơn với nhu cầu và phong cách làm việc của bạn.
5. Mở rộng sang các tính năng khác: Khi đã quen với các tính năng cơ bản, bạn có thể mở rộng sang các tính năng nâng cao hơn như phân tích hành vi khách hàng, dự báo doanh thu, hoặc gợi ý lead ưu tiên để tận dụng tối đa sức mạnh của AI.

Tài liệu liên quan

Để hỗ trợ bạn trong quá trình sử dụng AI trong Linkle Workspace, chúng tôi đã chuẩn bị một bộ tài liệu hướng dẫn chi tiết. Dưới đây là các tài liệu liên quan mà bạn nên tham khảo:

• Tính năng nổi bật - Tài liệu này cung cấp tổng quan về tất cả các tính năng của CRM, bao gồm các tính năng AI. Đây là điểm khởi đầu tốt để hiểu rõ về các khả năng của hệ thống.
• Vận hành hệ thống - Tài liệu này mô tả các quy trình làm việc hàng ngày với CRM, bao gồm cách sử dụng AI trong công việc thực tế. Đây là tài liệu hữu ích để hiểu cách tích hợp AI vào quy trình làm việc của bạn.
• FAQ - Trang FAQ chứa các câu hỏi thường gặp về AI và các tính năng khác của CRM, có thể giúp bạn tìm câu trả lời nhanh chóng cho nhiều thắc mắc.