Tích hợp công cụ khác

Kết nối CRM với các hệ thống và công cụ khác để tối ưu quy trình làm việc

Tại sao cần tích hợp?

CRM không hoạt động độc lập mà cần được tích hợp với các hệ thống và công cụ khác mà doanh nghiệp đang sử dụng để phát huy tối đa hiệu quả và giá trị. Việc tích hợp sẽ tạo ra một hệ sinh thái công nghệ hoàn chỉnh, giúp các hệ thống làm việc cùng nhau một cách mượt mà và hiệu quả.

Khi CRM được tích hợp tốt với các hệ thống khác, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích quan trọng:

• Đồng bộ dữ liệu tự động: Dữ liệu được đồng bộ tự động giữa các hệ thống, không cần nhập lại dữ liệu thủ công. Điều này giúp giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian, và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trên tất cả các hệ thống.
• Tăng hiệu quả: Nhân viên không phải chuyển đổi giữa nhiều hệ thống khác nhau để tìm kiếm hoặc cập nhật thông tin. Tất cả thông tin cần thiết đều có sẵn trong một nơi, giúp tăng năng suất làm việc và giảm thiểu thời gian lãng phí.
• Bức tranh toàn diện: Bằng cách kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bạn có được cái nhìn 360° về khách hàng, bao gồm lịch sử tương tác, giao dịch, và hành vi. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về khách hàng và đưa ra các quyết định tốt hơn.
• Tự động hóa quy trình: Tích hợp cho phép tự động trigger các hành động dựa trên sự kiện từ hệ thống khác. Ví dụ, khi có đơn hàng mới trong hệ thống kế toán, một deal mới có thể được tạo tự động trong CRM, hoặc khi có lead mới từ website, một task follow-up có thể được tạo tự động.

Tích hợp Email

Kết nối hộp mail doanh nghiệp (Gmail, Outlook, hoặc email server riêng) với Linkle Workspace CRM là một trong những tích hợp quan trọng nhất và được sử dụng thường xuyên nhất. Việc tích hợp email giúp mọi email gửi và nhận với khách hàng được lưu lại tự động trong timeline của contact hoặc account, tạo ra một lịch sử đầy đủ về tất cả các tương tác qua email.

Lợi ích:

Tích hợp email mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp và nhân viên:

• Lưu trữ tự động: Mọi email gửi và nhận được tự động lưu vào CRM, không cần copy-paste hoặc nhập lại thủ công. Điều này đảm bảo không có email nào bị bỏ sót và tất cả thông tin đều được lưu trữ một cách có hệ thống.
• Xem lịch sử đầy đủ: Bạn có thể xem toàn bộ lịch sử email với khách hàng trong một nơi, giúp hiểu rõ hơn về mối quan hệ và các tương tác trước đó.
• Gửi email từ CRM: Bạn có thể gửi email trực tiếp từ CRM, và email sẽ tự động được gắn với contact hoặc account tương ứng, đảm bảo mọi email đều được lưu trữ đúng cách.
• Thông báo tự động: Bạn sẽ nhận được thông báo khi khách hàng trả lời email, giúp phản hồi nhanh chóng và không bỏ sót bất kỳ tương tác nào.

Cách thiết lập:

Để thiết lập tích hợp email, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Vào Cài đặt → Tích hợp → Email: Truy cập vào phần cài đặt tích hợp trong hệ thống CRM và chọn mục Email để bắt đầu quá trình thiết lập.
2. Chọn loại email server: Chọn loại email server mà doanh nghiệp đang sử dụng, có thể là Gmail, Outlook, hoặc IMAP/SMTP cho các email server riêng.
3. Nhập thông tin đăng nhập: Nhập thông tin đăng nhập bao gồm email và password, hoặc sử dụng OAuth để xác thực một cách an toàn hơn.
4. Cho phép quyền truy cập: Nếu sử dụng OAuth, bạn cần cho phép quyền truy cập email để hệ thống có thể đọc và gửi email thay mặt bạn.
5. Gán alias email: Gán alias email cho từng người dùng trong CRM để đảm bảo email được gắn đúng với người dùng tương ứng.
6. Kiểm tra đồng bộ: Sau khi thiết lập, gửi một email test và kiểm tra xem email có được lưu vào CRM đúng cách hay không.

[Gợi ý: Chèn ảnh màn hình cấu hình email integration]

Tích hợp Tổng đài / Call Center

Tích hợp với tổng đài hoặc call center là một cách tuyệt vời để tự động hóa việc ghi lại các cuộc gọi và cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng. Khi tích hợp với tổng đài, mỗi cuộc gọi đến và đi đều được log tự động vào CRM, giúp đo lường tốt hơn chất lượng chăm sóc và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ tương tác nào với khách hàng.

Lợi ích:

Tích hợp tổng đài mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Tự động log cuộc gọi: Mỗi cuộc gọi được tự động log vào timeline của khách hàng, bao gồm thời gian, thời lượng, và kết quả cuộc gọi. Điều này giúp tạo ra một lịch sử đầy đủ về tất cả các tương tác qua điện thoại.
• Screen pop: Khi có cuộc gọi đến, thông tin khách hàng sẽ tự động hiển thị trên màn hình (screen pop), giúp agent có thể xem ngay lịch sử và thông tin quan trọng về khách hàng trước khi trả lời.
• Ghi âm cuộc gọi: Nếu tổng đài hỗ trợ, cuộc gọi có thể được ghi âm và lưu vào CRM, giúp bạn có thể nghe lại cuộc gọi để đánh giá chất lượng hoặc giải quyết các vấn đề.
• Thống kê và báo cáo: Bạn có thể thống kê số lượng cuộc gọi, thời lượng trung bình, và kết quả cuộc gọi để đánh giá hiệu suất và cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng.

Cách thiết lập:

Để thiết lập tích hợp với tổng đài, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Liên hệ nhà cung cấp tổng đài: Đầu tiên, liên hệ với nhà cung cấp tổng đài để xác nhận khả năng tích hợp và các yêu cầu kỹ thuật cần thiết.
2. Lấy thông tin kết nối: Lấy API key hoặc thông tin kết nối từ nhà cung cấp tổng đài, bao gồm API endpoint, credentials, và các thông tin xác thực khác.
3. Vào phần cài đặt tích hợp: Vào Cài đặt → Tích hợp → Tổng đài trong Linkle Workspace để bắt đầu quá trình thiết lập.
4. Nhập thông tin kết nối: Nhập thông tin kết nối bao gồm API endpoint, credentials, và các thông tin cần thiết khác để thiết lập kết nối với tổng đài.
5. Gắn số tổng đài với user: Gắn số tổng đài với từng agent hoặc user trong CRM để đảm bảo cuộc gọi được gắn đúng với người thực hiện.
6. Test tích hợp: Thực hiện một cuộc gọi test và kiểm tra xem cuộc gọi có được log vào CRM đúng cách hay không.

Lưu ý: Không phải tất cả tổng đài đều hỗ trợ tích hợp với CRM. Bạn nên kiểm tra với nhà cung cấp tổng đài trước khi bắt đầu quá trình thiết lập để đảm bảo tính khả thi của tích hợp.

Tích hợp Hệ thống Kế toán

Kết nối CRM với hệ thống kế toán là một cách tuyệt vời để đồng bộ dữ liệu doanh thu, đơn hàng, và thanh toán, tạo ra một bức tranh tài chính toàn diện cho từng khách hàng. Việc tích hợp này giúp bạn có được cái nhìn chính xác về giá trị khách hàng và lịch sử giao dịch, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.

Dữ liệu có thể đồng bộ:

Khi tích hợp với hệ thống kế toán, các loại dữ liệu sau có thể được đồng bộ:

• Đơn hàng và hóa đơn: Đơn hàng và hóa đơn từ hệ thống kế toán có thể được đồng bộ và tạo thành các Deal tương ứng trong CRM, giúp bạn theo dõi toàn bộ quá trình từ cơ hội đến đơn hàng thực tế.
• Doanh thu thực tế: Doanh thu thực tế từ hệ thống kế toán có thể được cập nhật vào giá trị deal trong CRM, giúp bạn có được số liệu chính xác về doanh thu thực tế so với dự báo.
• Trạng thái thanh toán: Trạng thái thanh toán từ hệ thống kế toán có thể được cập nhật vào deal stage trong CRM, giúp bạn theo dõi tiến độ thanh toán và quản lý công nợ hiệu quả hơn.
• Lịch sử giao dịch: Lịch sử giao dịch từ hệ thống kế toán có thể được hiển thị trong timeline của khách hàng trong CRM, giúp bạn có được cái nhìn đầy đủ về lịch sử giao dịch với khách hàng.

Cách thiết lập:

Tích hợp với hệ thống kế toán thường yêu cầu các bước sau:

• API từ hệ thống kế toán: Nếu hệ thống kế toán có API, bạn có thể sử dụng API này để đồng bộ dữ liệu tự động. Điều này đòi hỏi kiến thức kỹ thuật và có thể cần sự hỗ trợ từ đội IT.
• Export/Import định kỳ: Nếu không có API, bạn có thể export dữ liệu từ hệ thống kế toán dưới dạng file Excel hoặc CSV và import vào CRM một cách định kỳ (hàng ngày hoặc hàng tuần).
• Mapping dữ liệu: Bạn cần thiết lập mapping giữa các trường dữ liệu trong hệ thống kế toán và CRM, bao gồm mã khách hàng, sản phẩm, giá, và các trường khác để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ chính xác.
• Thiết lập schedule: Thiết lập lịch đồng bộ (hàng ngày, hàng tuần, hoặc theo nhu cầu) để đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật kịp thời.

Tích hợp Marketing Automation

Kết nối CRM với các nền tảng marketing automation (email marketing, quảng cáo, social media) là một cách tuyệt vời để đồng bộ lead, đo lường ROI, và tự động hóa quy trình nuôi dưỡng khách hàng. Việc tích hợp này giúp bạn có được cái nhìn toàn diện về hành trình khách hàng từ lúc tiếp xúc với marketing đến khi trở thành khách hàng thực tế.

Lợi ích:

Tích hợp marketing automation mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Lead tự động vào CRM: Lead từ các chiến dịch marketing tự động được chuyển vào CRM, giúp đội Sales có thể theo dõi và chăm sóc lead ngay lập tức mà không cần nhập liệu thủ công.
• Đo lường ROI: Bạn có thể đo lường ROI của từng chiến dịch marketing bằng cách theo dõi lead nào từ chiến dịch nào đã trở thành khách hàng thực tế, giúp bạn biết được chiến dịch nào mang lại hiệu quả tốt nhất.
• Phân loại lead tự động: Lead được tự động phân loại theo nguồn (website, Facebook, Google Ads, v.v.), giúp bạn hiểu rõ hơn về nguồn gốc của lead và tối ưu hóa các kênh marketing.
• Nuôi dưỡng lead tự động: Bạn có thể thiết lập các email sequence tự động dựa trên hành vi của lead, giúp nuôi dưỡng lead một cách hiệu quả và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Các nền tảng có thể tích hợp:

Có nhiều nền tảng marketing automation có thể được tích hợp với CRM:

• Google Ads, Facebook Ads: Đồng bộ lead từ các chiến dịch quảng cáo trực tuyến vào CRM, giúp bạn theo dõi hiệu quả của từng chiến dịch quảng cáo.
• Email marketing tools: Các công cụ như Mailchimp, SendGrid có thể được tích hợp để đồng bộ danh sách email và hành vi của người nhận, giúp bạn có được cái nhìn toàn diện về tương tác qua email.
• Website forms: Lead từ các form trên website có thể tự động được chuyển vào CRM, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ lead nào từ website.
• Social media: Đồng bộ message và comment từ các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo vào CRM, giúp bạn quản lý tất cả các tương tác trên mạng xã hội trong một nơi.

Tích hợp tùy biến qua API

Linkle Workspace cung cấp API mạnh mẽ và linh hoạt cho phép bạn xây dựng tích hợp tùy biến với bất kỳ hệ thống nào mà doanh nghiệp đang sử dụng. API này cho phép bạn đọc và ghi dữ liệu, tự động hóa các quy trình, và tạo ra các tích hợp phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Các use case phổ biến:

API có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau:

• Tích hợp với hệ thống POS/ERP nội bộ: Đồng bộ dữ liệu giữa CRM và hệ thống POS hoặc ERP nội bộ của doanh nghiệp, giúp tạo ra một hệ sinh thái công nghệ hoàn chỉnh và tích hợp.
• Đồng bộ dữ liệu với hệ thống HR: Kết nối CRM với hệ thống quản lý nhân sự để đồng bộ thông tin nhân viên, phân quyền, và các thông tin liên quan khác.
• Kết nối với hệ thống logistics: Tích hợp với hệ thống quản lý vận chuyển và logistics để theo dõi đơn hàng và cập nhật trạng thái giao hàng tự động.
• Tích hợp với chatbot và AI assistant: Kết nối CRM với các chatbot hoặc AI assistant bên thứ ba để tự động hóa việc tương tác với khách hàng và cập nhật thông tin vào CRM.

Tài liệu API:

Để tìm hiểu về API của Linkle Workspace và cách sử dụng nó để xây dựng các tích hợp tùy biến, bạn có thể liên hệ với đội ngũ kỹ thuật hoặc xem tài liệu API (nếu có) trong phần Developer Guides. Tài liệu API sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các endpoint, authentication, và các ví dụ code để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng.

Best Practices khi tích hợp

Để đảm bảo các tích hợp hoạt động hiệu quả và ổn định, bạn nên tuân theo các best practices sau đây:

• Bắt đầu từ tích hợp quan trọng nhất: Ưu tiên tích hợp email và tổng đài vì chúng được sử dụng hàng ngày và có tác động lớn nhất đến hiệu quả công việc. Sau khi các tích hợp này hoạt động ổn định, bạn có thể tiếp tục với các tích hợp khác.
• Test kỹ trước khi áp dụng: Luôn chạy thử với dữ liệu test trước khi tích hợp vào môi trường production. Điều này giúp bạn phát hiện và xử lý các vấn đề sớm, tránh ảnh hưởng đến dữ liệu và hoạt động thực tế.
• Xử lý lỗi đồng bộ: Thiết lập hệ thống cảnh báo khi đồng bộ thất bại và có cơ chế retry tự động để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ đầy đủ ngay cả khi có lỗi tạm thời.
• Bảo mật: Sử dụng OAuth hoặc API key an toàn để xác thực, và không bao giờ lưu password dưới dạng plain text. Đảm bảo các thông tin nhạy cảm được bảo vệ đúng cách.
• Documentation: Ghi lại chi tiết cách tích hợp và cấu hình để dễ dàng bảo trì và khắc phục sự cố sau này. Documentation tốt sẽ giúp bạn và các thành viên khác trong team hiểu rõ về tích hợp và có thể xử lý các vấn đề nhanh chóng.
• Monitor: Theo dõi log và performance của các tích hợp thường xuyên để phát hiện vấn đề sớm và đảm bảo các tích hợp hoạt động ổn định. Việc monitor sẽ giúp bạn phát hiện các vấn đề về hiệu năng hoặc lỗi trước khi chúng ảnh hưởng đến người dùng.

Xử lý sự cố tích hợp

Trong quá trình sử dụng các tích hợp, bạn có thể gặp phải một số vấn đề. Dưới đây là các vấn đề thường gặp nhất và cách xử lý chúng:

Vấn đề: Email không đồng bộ

Khi email không được đồng bộ vào CRM, bạn cần kiểm tra các điểm sau:

• Kiểm tra lại credentials (email và password hoặc OAuth token) để đảm bảo chúng vẫn còn hợp lệ và chưa hết hạn.
• Kiểm tra quyền truy cập email để đảm bảo hệ thống có đủ quyền để đọc và gửi email.
• Kiểm tra kết nối mạng và đảm bảo hệ thống có thể kết nối đến email server.
• Xem log trong phần Cài đặt → Tích hợp để tìm hiểu nguyên nhân cụ thể của vấn đề.

Vấn đề: Dữ liệu trùng lặp sau khi đồng bộ

Khi phát hiện dữ liệu trùng lặp sau khi đồng bộ, bạn cần:

• Kiểm tra logic mapping giữa các hệ thống để đảm bảo dữ liệu được map đúng cách.
• Kiểm tra và điều chỉnh các rule deduplication để đảm bảo hệ thống có thể phát hiện và xử lý các bản ghi trùng lặp một cách chính xác.
• Có thể cần điều chỉnh rule matching để đảm bảo hệ thống nhận diện đúng các bản ghi trùng lặp dựa trên các trường quan trọng như email, số điện thoại, hoặc mã khách hàng.

Vấn đề: Đồng bộ chậm hoặc timeout

Khi quá trình đồng bộ chậm hoặc bị timeout, bạn có thể:

• Kiểm tra volume dữ liệu cần đồng bộ và xem xét việc chia nhỏ thành các batch nhỏ hơn để xử lý hiệu quả hơn.
• Tối ưu các query và quy trình xử lý dữ liệu để giảm thời gian xử lý.
• Xem xét việc tăng timeout hoặc thực hiện đồng bộ vào các thời điểm có ít tải hơn để tránh ảnh hưởng đến hiệu năng hệ thống.

Xem thêm: Xử lý sự cố

Tài liệu liên quan

Để hỗ trợ bạn trong quá trình tích hợp các hệ thống, chúng tôi đã chuẩn bị một bộ tài liệu hướng dẫn chi tiết. Dưới đây là các tài liệu liên quan mà bạn nên tham khảo:

• Quy trình triển khai CRM - Tài liệu này cung cấp tổng quan về toàn bộ quy trình triển khai CRM, bao gồm vị trí của giai đoạn tích hợp trong quy trình tổng thể. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào nên thực hiện các tích hợp và tầm quan trọng của chúng.
• Vận hành hệ thống - Tài liệu này mô tả các quy trình làm việc hàng ngày với CRM, bao gồm cách sử dụng các tích hợp trong công việc thực tế. Đây là tài liệu hữu ích để hiểu cách các tích hợp được sử dụng trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
• Xử lý sự cố - Tài liệu này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách giải quyết các vấn đề thường gặp với tích hợp, bao gồm các bước khắc phục cụ thể và các best practices để tránh các vấn đề tương tự trong tương lai.