Loading...
Linkle Workspace CRM Docs

Menu

Contents

Hỗ trợ kỹ thuật

Quy trình triển khai CRM

Tổng quan các giai đoạn triển khai CRM với Linkle Workspace

Các giai đoạn triển khai CRM với Linkle Workspace

Triển khai CRM không chỉ đơn giản là việc cài đặt một phần mềm mới, mà đây thực chất là một dự án chuyển đổi số toàn diện nhằm thay đổi cách thức vận hành và quản lý quan hệ khách hàng của doanh nghiệp.

Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cam kết từ toàn bộ tổ chức, và một chiến lược triển khai có hệ thống để đảm bảo thành công. Với Linkle Workspace, chúng tôi đã phát triển và tinh chỉnh một quy trình triển khai CRM được khuyến nghị, bao gồm 5 giai đoạn chính được thiết kế để giúp doanh nghiệp của bạn chuyển đổi một cách mượt mà và hiệu quả nhất.

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (1-2 tuần)

Giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình triển khai CRM chính là việc lập kế hoạch chi tiết và toàn diện.

Trong giai đoạn này, bạn cần xác định rõ ràng các mục tiêu kinh doanh cụ thể mà CRM sẽ giúp đạt được, phạm vi triển khai bao gồm những bộ phận và quy trình nào sẽ được tích hợp vào hệ thống, các chỉ số KPI quan trọng để đo lường thành công của dự án, timeline thực tế với các mốc thời gian cụ thể, và đánh giá nguồn lực cần thiết bao gồm nhân sự, ngân sách, và thời gian.

Một kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ là nền tảng vững chắc cho toàn bộ quá trình triển khai sau này.

Xem chi tiết: Lập kế hoạch triển khai

Giai đoạn 2: Chuẩn bị (1-2 tuần)

Sau khi đã có kế hoạch rõ ràng, giai đoạn chuẩn bị sẽ tập trung vào việc thiết lập nền tảng và các điều kiện cần thiết để bắt đầu triển khai CRM một cách hiệu quả.

Điều này bao gồm việc thành lập đội dự án với các vai trò và trách nhiệm được phân công cụ thể, chuẩn bị các quy trình làm việc mới sẽ được áp dụng trong CRM, tạo ra các mẫu dữ liệu chuẩn để đảm bảo tính nhất quán khi nhập liệu, và thiết lập môi trường CRM ban đầu với các cấu hình cơ bản.

Giai đoạn chuẩn bị tốt sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro và vấn đề phát sinh trong các giai đoạn tiếp theo.

Xem chi tiết: Chuẩn bị

Giai đoạn 3: Nhập dữ liệu & Cấu hình (2-3 tuần)

Giai đoạn thứ ba là giai đoạn kỹ thuật nhất, nơi mà hệ thống CRM bắt đầu được xây dựng và điền đầy dữ liệu thực tế.

Quá trình này bắt đầu với việc làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu hiện có từ các hệ thống cũ, loại bỏ các bản ghi trùng lặp, sửa chữa các thông tin không chính xác, và đảm bảo định dạng dữ liệu phù hợp với yêu cầu của CRM.

Sau đó, dữ liệu sẽ được import vào hệ thống CRM một cách có hệ thống và được kiểm tra kỹ lưỡng.

Tiếp theo, bạn cần cấu hình pipeline bán hàng phù hợp với quy trình kinh doanh của mình, thiết lập hệ thống phân quyền để đảm bảo mỗi người dùng chỉ có quyền truy cập vào thông tin phù hợp với vai trò của họ, và thiết lập các quy trình automation để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Xem chi tiết: Nhập dữ liệu ban đầu

Giai đoạn 4: Đào tạo & Chạy thử (1-2 tuần)

Một hệ thống CRM dù có tốt đến đâu cũng sẽ không phát huy được hiệu quả nếu người sử dụng không biết cách sử dụng đúng cách.

Do đó, giai đoạn đào tạo và chạy thử là vô cùng quan trọng để đảm bảo tất cả nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm việc với hệ thống mới.

Quá trình này bao gồm việc tổ chức các buổi đào tạo toàn diện cho tất cả người dùng, từ những kiến thức cơ bản đến các tính năng nâng cao, sau đó chạy thử nghiệm pilot với một nhóm nhỏ người dùng để phát hiện các vấn đề thực tế trong quá trình sử dụng, thu thập feedback chi tiết từ người dùng về trải nghiệm và các khó khăn gặp phải, và cuối cùng là điều chỉnh hệ thống, quy trình, hoặc cung cấp thêm đào tạo dựa trên những phản hồi đó.

Xem chi tiết: Đào tạo nhân viên

Giai đoạn 5: Vận hành & Cải tiến (Ongoing)

Sau khi đã hoàn thành các giai đoạn triển khai ban đầu, hệ thống CRM sẽ được đưa vào sử dụng chính thức trong toàn bộ tổ chức.

Tuy nhiên, đây không phải là điểm kết thúc mà là khởi đầu của một hành trình cải tiến liên tục.

Trong giai đoạn vận hành, bạn cần đảm bảo hệ thống được sử dụng hàng ngày một cách nhất quán, theo dõi các chỉ số KPI đã đặt ra để đánh giá hiệu quả, tối ưu hóa các quy trình làm việc dựa trên kinh nghiệm thực tế, và tích hợp thêm các công cụ khác như email marketing, hệ thống kế toán, hoặc các nền tảng khác để tạo ra một hệ sinh thái công nghệ hoàn chỉnh.

Việc cải tiến liên tục sẽ giúp hệ thống CRM của bạn luôn phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Xem chi tiết: Vận hành hệ thống

Timeline tổng thể

Thời gian triển khai một dự án CRM có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng, mức độ phức tạp của quy trình kinh doanh, khối lượng dữ liệu cần chuyển đổi, và mức độ tùy chỉnh hệ thống.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với quy trình tương đối đơn giản, thời gian triển khai có thể chỉ mất từ 6-8 tuần, trong khi các doanh nghiệp lớn hơn với nhiều bộ phận và quy trình phức tạp có thể cần từ 10-12 tuần hoặc thậm chí lâu hơn.

Dưới đây là timeline tổng thể được khuyến nghị cho một dự án triển khai CRM điển hình:

  • Tuần 1-2: Lập kế hoạch - Trong hai tuần đầu tiên, bạn sẽ dành thời gian để xác định rõ ràng các mục tiêu kinh doanh cụ thể mà CRM cần đạt được, thiết lập các chỉ số KPI quan trọng để đo lường thành công, xây dựng timeline chi tiết với các mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn, và đánh giá toàn diện về nguồn lực cần thiết bao gồm nhân sự, ngân sách, và thời gian để đảm bảo dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ.
  • Tuần 3-4: Chuẩn bị - Giai đoạn này tập trung vào việc thành lập đội dự án với các vai trò và trách nhiệm được phân công rõ ràng, chuẩn bị các quy trình làm việc mới sẽ được áp dụng trong hệ thống CRM, tạo ra các mẫu dữ liệu chuẩn để đảm bảo tính nhất quán, và bắt đầu thiết lập môi trường CRM ban đầu với các cấu hình cơ bản nhất.
  • Tuần 5-7: Nhập dữ liệu & Cấu hình - Đây là giai đoạn kỹ thuật nhất của dự án, nơi bạn sẽ thực hiện việc làm sạch và chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu hiện có, import dữ liệu vào hệ thống CRM một cách có hệ thống và được kiểm tra kỹ lưỡng, cấu hình pipeline bán hàng phù hợp với quy trình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp, thiết lập hệ thống phân quyền chi tiết để đảm bảo bảo mật và quyền truy cập phù hợp, và bắt đầu thiết lập các quy trình automation cơ bản.
  • Tuần 8-9: Đào tạo & Chạy thử - Trong giai đoạn này, bạn sẽ tổ chức các buổi đào tạo toàn diện cho tất cả người dùng về cách sử dụng hệ thống CRM, chạy thử nghiệm pilot với một nhóm nhỏ người dùng được chọn lọc để phát hiện các vấn đề thực tế, thu thập feedback chi tiết từ người dùng về trải nghiệm và các khó khăn gặp phải, và thực hiện các điều chỉnh cần thiết dựa trên phản hồi đó trước khi triển khai toàn bộ.
  • Tuần 10+: Go-live & Vận hành - Sau khi hoàn thành tất cả các giai đoạn chuẩn bị, hệ thống CRM sẽ được đưa vào sử dụng chính thức trong toàn bộ tổ chức. Giai đoạn này bao gồm việc áp dụng hệ thống cho tất cả các bộ phận và quy trình đã được lên kế hoạch, theo dõi chặt chẽ các chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả, và bắt đầu quá trình cải tiến liên tục để tối ưu hóa hệ thống dựa trên kinh nghiệm thực tế trong quá trình sử dụng.

Mối liên hệ với các trang hướng dẫn chi tiết

Để hỗ trợ bạn trong suốt quá trình triển khai CRM, chúng tôi đã chuẩn bị một bộ tài liệu hướng dẫn chi tiết và toàn diện, trong đó mỗi giai đoạn của quy trình triển khai đều có tài liệu riêng biệt với các hướng dẫn cụ thể, các bước thực hiện chi tiết, và các mẹo hữu ích dựa trên kinh nghiệm thực tế từ nhiều dự án triển khai thành công.

Dưới đây là danh sách đầy đủ các trang tài liệu mà bạn nên đọc và tham khảo trong quá trình triển khai CRM của mình:

  • Lập kế hoạch triển khai - Trang này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách đặt mục tiêu kinh doanh cụ thể và có thể đo lường được, cách thiết lập các chỉ số KPI phù hợp với từng mục tiêu, cách xây dựng timeline thực tế và khả thi, và cách đánh giá toàn diện các rủi ro tiềm ẩn cùng với các biện pháp phòng ngừa và xử lý.
  • Chuẩn bị - Tài liệu này hướng dẫn bạn cách thành lập đội dự án hiệu quả với các vai trò và trách nhiệm được phân công rõ ràng, cách chuẩn bị các quy trình làm việc mới sẽ được áp dụng trong hệ thống CRM, và cách xây dựng các chính sách và quy định để đảm bảo việc sử dụng CRM được thống nhất và hiệu quả.
  • Nhập dữ liệu ban đầu - Trang này giải thích chi tiết quy trình chuẩn hóa dữ liệu từ các hệ thống cũ, các phương pháp làm sạch dữ liệu để loại bỏ các bản ghi trùng lặp và thông tin không chính xác, và các bước cụ thể để import dữ liệu vào CRM một cách an toàn và hiệu quả.
  • Đào tạo nhân viên - Tài liệu này cung cấp một kế hoạch đào tạo toàn diện bao gồm nội dung đào tạo cho từng nhóm người dùng khác nhau, các phương pháp đào tạo hiệu quả, và các tài liệu hướng dẫn chi tiết mà bạn có thể sử dụng để đào tạo nhân viên của mình.
  • Vận hành hệ thống - Trang này mô tả các quy trình làm việc hàng ngày với CRM, cách sử dụng các tính năng chính của hệ thống, và các best practices để đảm bảo hệ thống được sử dụng một cách hiệu quả và nhất quán.
  • Tích hợp công cụ khác - Tài liệu này hướng dẫn cách kết nối CRM với các công cụ khác như hệ thống email, tổng đài điện thoại, phần mềm kế toán, và các nền tảng marketing automation để tạo ra một hệ sinh thái công nghệ hoàn chỉnh và tích hợp.
  • Xử lý sự cố - Trang này liệt kê các vấn đề phổ biến mà người dùng thường gặp phải trong quá trình sử dụng CRM, nguyên nhân của các vấn đề đó, và các cách khắc phục cụ thể và hiệu quả để giải quyết chúng.

Yếu tố thành công

Dựa trên kinh nghiệm từ hàng trăm dự án triển khai CRM thành công, chúng tôi đã xác định được những yếu tố quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp cần chú ý để đảm bảo việc triển khai CRM đạt được kết quả mong muốn và mang lại giá trị thực sự cho tổ chức.

Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến thành công của giai đoạn triển khai ban đầu mà còn quyết định đến hiệu quả lâu dài của hệ thống CRM.

  • Cam kết từ lãnh đạo - Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của dự án triển khai CRM chính là sự cam kết mạnh mẽ và rõ ràng từ phía lãnh đạo cấp cao. Lãnh đạo không chỉ cần ủng hộ dự án về mặt tài chính mà còn phải tích cực thúc đẩy và khuyến khích việc sử dụng CRM trong toàn bộ tổ chức, đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu được tầm quan trọng của hệ thống này và cam kết sử dụng nó một cách nghiêm túc và nhất quán.
  • Dữ liệu chất lượng - Chất lượng của dữ liệu đầu vào là yếu tố then chốt quyết định giá trị mà hệ thống CRM có thể mang lại cho doanh nghiệp. Dữ liệu đầu vào phải được làm sạch kỹ lưỡng để loại bỏ các bản ghi trùng lặp, các thông tin không chính xác hoặc đã lỗi thời, và phải được chuẩn hóa theo một định dạng thống nhất trước khi được import vào hệ thống CRM để đảm bảo tính nhất quán và độ tin cậy của dữ liệu.
  • Đào tạo đầy đủ - Việc đào tạo nhân viên một cách toàn diện và kỹ lưỡng là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hệ thống CRM được sử dụng đúng cách và phát huy được hiệu quả tối đa. Nhân viên không chỉ cần được đào tạo về các tính năng cơ bản của hệ thống mà còn cần hiểu rõ cách áp dụng CRM vào quy trình làm việc hàng ngày của họ, và cần có đủ thời gian để làm quen và thực hành với hệ thống mới trước khi bắt đầu sử dụng chính thức.
  • Quy trình rõ ràng - Để đảm bảo hệ thống CRM được sử dụng một cách hiệu quả và nhất quán, các quy trình làm việc với CRM phải được định nghĩa rõ ràng, được tài liệu hóa đầy đủ, và được truyền đạt đến tất cả người dùng. Các quy trình này cần được tuân thủ nghiêm ngặt và được giám sát thường xuyên để đảm bảo mọi người đều làm việc theo cùng một cách thức, từ đó tối đa hóa hiệu quả và giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra.

Bước tiếp theo

Bây giờ bạn đã có cái nhìn tổng quan về quy trình triển khai CRM với Linkle Workspace, đã đến lúc bắt đầu hành trình triển khai thực tế của mình.

Để đảm bảo bạn có đầy đủ thông tin và hướng dẫn cần thiết, chúng tôi khuyến nghị bạn bắt đầu với các bước sau đây:

  • Đọc kỹ tài liệu Lập kế hoạch triển khai để hiểu rõ cách xác định các mục tiêu kinh doanh cụ thể, thiết lập các chỉ số KPI phù hợp, và xây dựng một timeline thực tế và khả thi cho dự án của bạn. Một kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ là nền tảng vững chắc cho toàn bộ quá trình triển khai sau này.
  • Xem chi tiết Checklist triển khai chi tiết để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào trong quá trình triển khai. Checklist này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ một cách có hệ thống và đảm bảo mọi công việc đều được hoàn thành đúng thời hạn.
  • Tham khảo FAQ nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về quy trình triển khai, các tính năng của hệ thống, hoặc các vấn đề kỹ thuật. FAQ được biên soạn dựa trên những câu hỏi phổ biến nhất từ các khách hàng đã triển khai thành công, và có thể cung cấp câu trả lời nhanh chóng cho nhiều vấn đề mà bạn có thể gặp phải.