Nhập dữ liệu ban đầu

Hướng dẫn chuẩn bị và import dữ liệu vào CRM Linkle Workspace

Tầm quan trọng của dữ liệu chất lượng

Dữ liệu đầu vào chất lượng là yếu tố sống còn của dự án CRM, và việc đầu tư thời gian và công sức vào việc chuẩn bị và làm sạch dữ liệu trước khi import là vô cùng quan trọng. Dữ liệu không chính xác, trùng lặp, hoặc thiếu thông tin sẽ khiến hệ thống CRM không thể phát huy được tác dụng và giá trị mà nó được thiết kế để mang lại.

Hơn nữa, dữ liệu kém chất lượng sẽ gây mất niềm tin từ người dùng, khiến họ không muốn sử dụng hệ thống, và cuối cùng dẫn đến thất bại của toàn bộ dự án triển khai CRM.

Dưới đây là những hậu quả nghiêm trọng mà dữ liệu kém chất lượng có thể gây ra:

• Nhân viên mất thời gian tìm kiếm và sửa lỗi: Khi dữ liệu không chính xác hoặc trùng lặp, nhân viên sẽ phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin đúng và sửa các lỗi thay vì tập trung vào công việc bán hàng và chăm sóc khách hàng. Điều này làm giảm năng suất và hiệu quả làm việc.
• Báo cáo không chính xác, dẫn đến quyết định sai lầm: Dữ liệu không chính xác sẽ dẫn đến các báo cáo và phân tích không đáng tin cậy, và các quyết định kinh doanh dựa trên những báo cáo này sẽ có thể sai lầm và gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
• Email/SMS marketing gửi nhầm hoặc không đến được khách hàng: Khi dữ liệu email hoặc số điện thoại không chính xác, các chiến dịch marketing sẽ không thể đến được đúng đối tượng, hoặc thậm chí gửi nhầm đến những người không phải khách hàng, gây lãng phí ngân sách và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
• Mất niềm tin vào hệ thống: Khi nhân viên phát hiện ra dữ liệu trong hệ thống không đáng tin cậy, họ sẽ mất niềm tin vào hệ thống và không muốn sử dụng nó nữa. Điều này sẽ dẫn đến việc adoption rate thấp và cuối cùng là thất bại của toàn bộ dự án triển khai CRM.

Chuẩn bị dữ liệu trước khi import

Trước khi import vào Linkle Workspace, bạn cần chuẩn bị và chuẩn hóa dữ liệu từ các nguồn khác nhau như file Excel, phần mềm cũ, hoặc các hệ thống khác. Quá trình này có thể mất thời gian và công sức đáng kể, nhưng đây là một bước vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng dữ liệu trong hệ thống CRM.

Việc chuẩn bị dữ liệu kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tránh được nhiều vấn đề sau này, và đảm bảo rằng hệ thống CRM có thể phát huy được tối đa giá trị của nó ngay từ đầu.

1. Thu thập dữ liệu từ các nguồn

Bước đầu tiên trong quá trình chuẩn bị dữ liệu là thu thập tất cả dữ liệu khách hàng từ các nguồn khác nhau mà doanh nghiệp đang sử dụng. Dữ liệu có thể nằm rải rác ở nhiều nơi, và việc thu thập đầy đủ sẽ đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin khách hàng quan trọng nào.

• File Excel từ các bộ phận: Các bộ phận như Sales, Marketing, và CSKH thường lưu trữ danh sách khách hàng trong các file Excel riêng biệt. Bạn cần thu thập tất cả các file này và tập hợp chúng lại.
• Danh sách khách hàng từ Zalo, Facebook Messenger: Nếu doanh nghiệp sử dụng các nền tảng mạng xã hội để tương tác với khách hàng, bạn cần xuất danh sách khách hàng từ các nền tảng này.
• Email marketing list: Nếu bạn đã sử dụng các công cụ email marketing, bạn cần xuất danh sách người nhận từ các công cụ này.
• Dữ liệu từ hệ thống CRM/ERP cũ: Nếu doanh nghiệp đã từng sử dụng các hệ thống CRM hoặc ERP khác, bạn cần xuất dữ liệu từ các hệ thống này, thường là dưới dạng file CSV hoặc Excel.
• Danh sách từ sự kiện, hội chợ, triển lãm: Các danh sách khách hàng tiềm năng từ các sự kiện cũng cần được thu thập và tích hợp vào hệ thống.

2. Làm sạch dữ liệu

Sau khi đã thu thập dữ liệu từ tất cả các nguồn, bước tiếp theo là làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu. Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị dữ liệu, và việc làm sạch kỹ lưỡng sẽ quyết định chất lượng của dữ liệu trong hệ thống CRM.

• Loại bỏ trùng lặp: Bạn cần tìm và xóa các bản ghi trùng lặp dựa trên các trường quan trọng như email, số điện thoại, hoặc mã khách hàng. Có thể sử dụng các công cụ trong Excel như Remove Duplicates hoặc các công cụ chuyên dụng khác để thực hiện việc này một cách hiệu quả.
• Chuẩn hóa định dạng: Để đảm bảo tính nhất quán, bạn cần chuẩn hóa định dạng của các trường dữ liệu quan trọng:
  • Email: Loại bỏ khoảng trắng, chuyển về chữ thường, và đảm bảo format đúng (có @ và domain hợp lệ)
  • Số điện thoại: Thống nhất format, ví dụ: 0901234567 hoặc +84901234567, và loại bỏ các ký tự không cần thiết
  • Địa chỉ: Chuẩn hóa tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành theo một format thống nhất
  • Ngày tháng: Thống nhất format, ví dụ: DD/MM/YYYY hoặc YYYY-MM-DD, để đảm bảo hệ thống có thể nhận diện đúng
• Kiểm tra tính hợp lệ: Bạn cần kiểm tra tính hợp lệ của các trường dữ liệu quan trọng:
  • Email: Đảm bảo có đúng format (có @, domain hợp lệ, không có ký tự đặc biệt không hợp lệ)
  • Số điện thoại: Đảm bảo có đủ số (thường là 10-11 số tùy thuộc vào quốc gia)
  • Mã bưu chính, mã số thuế: Nếu có, đảm bảo đúng format theo quy định của từng quốc gia
• Tách riêng Contacts và Accounts: Trong CRM, bạn cần phân biệt rõ ràng giữa Contacts (cá nhân) và Accounts (doanh nghiệp):
  • Contacts: Thông tin cá nhân bao gồm tên, email, số điện thoại, chức vụ, và các thông tin cá nhân khác
  • Accounts: Thông tin doanh nghiệp bao gồm tên công ty, ngành nghề, quy mô, địa chỉ, và các thông tin doanh nghiệp khác
  • Liên kết: Một Account có thể có nhiều Contacts, và bạn cần đảm bảo các liên kết này được thiết lập đúng
• Bổ sung thông tin thiếu: Bạn cần điền các trường quan trọng như email, số điện thoại, tên công ty nếu chúng bị thiếu. Các trường này thường là bắt buộc trong hệ thống CRM và cần thiết cho các hoạt động tiếp thị và chăm sóc khách hàng.

3. Chuẩn hóa tên cột theo template

Linkle Workspace cung cấp file template Excel với các tên cột chuẩn để giúp bạn chuẩn bị dữ liệu đúng định dạng. Bạn cần đổi tên các cột trong file Excel của mình để khớp với template, hoặc sử dụng trực tiếp file template và điền dữ liệu vào đó.

Việc sử dụng đúng tên cột sẽ giúp hệ thống tự động nhận diện và map các trường dữ liệu một cách chính xác, giảm thiểu công việc thủ công trong quá trình import.

Dưới đây là các tên cột chuẩn mà Linkle Workspace sử dụng:

• full_name hoặc name: Tên đầy đủ của contact
• email: Địa chỉ email (trường bắt buộc)
• phone hoặc mobile: Số điện thoại
• company hoặc account_name: Tên công ty hoặc account
• address: Địa chỉ đầy đủ
• industry: Ngành nghề hoặc lĩnh vực kinh doanh
• owner: Người phụ trách (có thể là email hoặc tên người dùng trong hệ thống)

Các bước import dữ liệu vào Linkle Workspace

Sau khi đã chuẩn bị và làm sạch dữ liệu một cách kỹ lưỡng, bạn có thể bắt đầu import dữ liệu vào hệ thống CRM. Quá trình import được thực hiện thông qua một wizard đơn giản và trực quan, giúp bạn thực hiện từng bước một cách dễ dàng.

Dưới đây là các bước chi tiết để import dữ liệu vào Linkle Workspace:

1. Truy cập module Import:

   Đầu tiên, bạn cần truy cập vào module Import trong hệ thống CRM. Thông thường, bạn có thể tìm thấy module này trong menu Cài đặt hoặc trong menu chính của hệ thống, tùy thuộc vào cấu hình của Linkle Workspace.

2. Tải file template:

   Trước khi bắt đầu, bạn nên tải file mẫu Excel từ hệ thống để xem cấu trúc chuẩn và các trường bắt buộc. File template này sẽ giúp bạn hiểu rõ định dạng mà hệ thống yêu cầu và đảm bảo dữ liệu của bạn được chuẩn bị đúng cách.

3. Chuẩn bị file Excel:

   Sử dụng file template đã tải, điền dữ liệu đã được làm sạch vào các cột tương ứng. Đảm bảo format đúng, không có lỗi, và tất cả các trường bắt buộc đều được điền đầy đủ.

4. Upload file:

   Sau khi đã chuẩn bị file Excel, bạn chọn file và upload lên hệ thống. Hệ thống sẽ tự động đọc và phân tích cấu trúc của file để chuẩn bị cho bước mapping.

5. Map các cột:

   Hệ thống sẽ tự động map các cột nếu tên cột trong file của bạn khớp với tên cột chuẩn trong template. Nếu không khớp, bạn cần chọn cột tương ứng trong file Excel cho từng trường dữ liệu trong hệ thống. Việc mapping chính xác là rất quan trọng để đảm bảo dữ liệu được import vào đúng các trường.

6. Chọn loại import:

   Bạn cần chọn loại dữ liệu muốn import: Contacts, Accounts, hoặc Deals. Bạn có thể import từng loại trong các lần khác nhau, và nên import Contacts trước, sau đó đến Accounts, và cuối cùng mới đến Deals vì Deals cần liên kết với Contacts hoặc Accounts.

7. Validate dữ liệu:

   Trước khi import, bạn nên chạy bước "Validate" để hệ thống kiểm tra các lỗi tiềm ẩn như email không hợp lệ, trùng lặp dữ liệu, hoặc thiếu các trường bắt buộc. Hệ thống sẽ báo cáo các lỗi tìm thấy để bạn có thể sửa trước khi import.

8. Xử lý lỗi:

   Nếu có lỗi được phát hiện trong quá trình validate, bạn có thể tải file báo lỗi từ hệ thống, sửa các lỗi trong file Excel, và upload lại file đã được sửa. Quá trình này có thể lặp lại cho đến khi không còn lỗi nào.

9. Xác nhận và import:

   Sau khi đã xử lý tất cả các lỗi, bạn xem lại preview của dữ liệu sẽ được import, xác nhận số lượng bản ghi, và nhấn nút "Import" để bắt đầu quá trình import. Với file lớn, quá trình này có thể mất vài phút.

10. Kiểm tra kết quả:

    Sau khi import hoàn tất, bạn nên kiểm tra một vài bản ghi ngẫu nhiên trong hệ thống CRM để đảm bảo dữ liệu được import chính xác và đầy đủ. So sánh số lượng bản ghi đã import với số lượng trong file Excel để đảm bảo không có bản ghi nào bị thiếu.

Lưu ý quan trọng khi import

Để đảm bảo quá trình import diễn ra suôn sẻ và thành công, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ và thực hiện trong suốt quá trình import dữ liệu vào hệ thống CRM.

• Luôn backup file gốc: Trước khi bắt đầu chỉnh sửa hoặc làm sạch dữ liệu, bạn nên tạo một bản backup của file Excel gốc và lưu ở nơi an toàn. Điều này đảm bảo rằng bạn luôn có thể quay lại dữ liệu ban đầu nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình xử lý.
• Test với file nhỏ trước: Trước khi import toàn bộ dữ liệu, bạn nên test import với một file nhỏ chứa khoảng 10-20 dòng để kiểm tra quy trình, format, và đảm bảo mọi thứ hoạt động đúng. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện và xử lý các vấn đề sớm trước khi import lượng dữ liệu lớn.
• Gán owner cho mỗi khách hàng: Đảm bảo mỗi contact hoặc account đều có owner (người phụ trách) được gán trong file Excel. Điều này rất quan trọng để tránh tình trạng "mồ côi" dữ liệu, tức là các bản ghi không có người chịu trách nhiệm quản lý và chăm sóc.
• Import theo từng loại: Bạn nên import theo thứ tự: Contacts trước, sau đó đến Accounts, và cuối cùng mới đến Deals. Lý do là vì Deals cần liên kết với Contacts hoặc Accounts, nên các đối tượng này cần được import trước.
• Kiểm tra trùng lặp: Hệ thống có thể tự động phát hiện các bản ghi trùng lặp dựa trên email hoặc số điện thoại. Khi phát hiện trùng lặp, bạn cần xem xét kỹ từng trường hợp để quyết định merge (gộp) các bản ghi lại với nhau hoặc bỏ qua bản ghi trùng. Việc quyết định này cần được thực hiện cẩn thận để tránh mất thông tin quan trọng.
• Thời gian import: Với các file lớn chứa hàng nghìn dòng dữ liệu, quá trình import có thể mất vài phút hoặc thậm chí lâu hơn tùy thuộc vào kích thước file và tốc độ xử lý của hệ thống. Trong thời gian này, bạn không nên đóng trình duyệt hoặc tắt kết nối internet để tránh làm gián đoạn quá trình import.

Import Deals (Cơ hội bán hàng)

Nếu bạn có dữ liệu về các cơ hội bán hàng đang trong pipeline từ hệ thống cũ hoặc các nguồn khác, bạn có thể import chúng vào module Deals trong Linkle Workspace. Việc import Deals sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi các cơ hội bán hàng một cách hiệu quả ngay từ đầu.

Khi import Deals, bạn cần đảm bảo các thông tin sau được điền đầy đủ và chính xác:

• Liên kết với Contact/Account: Mỗi Deal phải được gắn với một Contact hoặc Account cụ thể trong hệ thống. Bạn có thể sử dụng email hoặc ID của Contact/Account để thiết lập liên kết này. Điều này rất quan trọng vì nó giúp bạn theo dõi lịch sử và mối quan hệ với khách hàng.
• Giai đoạn pipeline: Bạn cần chỉ định giai đoạn hiện tại của deal trong pipeline bán hàng, ví dụ như "Đang tư vấn", "Gửi báo giá", "Đàm phán", hoặc "Đã chốt". Giai đoạn này phải khớp với các giai đoạn đã được cấu hình trong hệ thống CRM.
• Giá trị deal: Nhập giá trị dự kiến của deal (số tiền) để có thể theo dõi và dự báo doanh thu. Giá trị này sẽ được sử dụng trong các báo cáo và phân tích về hiệu suất bán hàng.
• Ngày dự kiến đóng: Chỉ định ngày dự kiến chốt deal để có thể theo dõi và nhắc nhở về các deal sắp đến hạn. Thông tin này cũng được sử dụng trong các báo cáo về pipeline và forecast.
• Owner: Gán người phụ trách deal, tức là người chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi deal này. Owner phải là một người dùng hợp lệ trong hệ thống CRM.

Sau khi import

Sau khi quá trình import đã hoàn tất thành công, bạn cần thực hiện một số bước kiểm tra và hoàn thiện để đảm bảo dữ liệu đã được import chính xác và sẵn sàng để sử dụng trong hệ thống CRM.

• Kiểm tra một vài bản ghi ngẫu nhiên: Bạn nên mở và kiểm tra một vài bản ghi ngẫu nhiên trong hệ thống CRM để đảm bảo dữ liệu đã được import chính xác, đầy đủ, và hiển thị đúng cách. Kiểm tra các trường quan trọng như tên, email, số điện thoại, và các thông tin khác.
• Kiểm tra số lượng: So sánh số lượng bản ghi đã được import thành công với số lượng bản ghi trong file Excel gốc để đảm bảo không có bản ghi nào bị thiếu. Nếu có sự chênh lệch, bạn cần kiểm tra log import để xem các bản ghi nào không được import và lý do.
• Phân bổ lại owner nếu cần: Nếu trong quá trình import bạn chưa gán owner cho một số bản ghi, hoặc cần điều chỉnh owner cho phù hợp với tổ chức, bạn có thể thực hiện việc này thông qua các tính năng bulk update trong hệ thống CRM.
• Thông báo cho đội ngũ: Sau khi đã xác nhận dữ liệu đã được import thành công và chính xác, bạn nên thông báo cho toàn bộ đội ngũ về việc dữ liệu đã sẵn sàng trong CRM và họ có thể bắt đầu sử dụng hệ thống.
• Lưu lại file và log: Bạn nên lưu lại file Excel đã import và log số lượng bản ghi để tham khảo sau này. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi lịch sử import và giải quyết các vấn đề nếu có.

Xử lý lỗi thường gặp

Trong quá trình import dữ liệu, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Dưới đây là các lỗi thường gặp nhất và cách xử lý chúng:

Lỗi: Email không hợp lệ

Khi gặp lỗi này, bạn cần kiểm tra lại format email trong file Excel. Đảm bảo email có đúng format với ký tự @, domain hợp lệ, và không có khoảng trắng. Bạn cũng nên loại bỏ các ký tự đặc biệt không hợp lệ và đảm bảo email được viết bằng chữ thường để tránh các vấn đề về case sensitivity.

Lỗi: Trùng lặp dữ liệu

Khi hệ thống phát hiện email hoặc số điện thoại đã tồn tại trong hệ thống, bạn cần quyết định xem có muốn merge (gộp) bản ghi mới với bản ghi hiện có hay bỏ qua bản ghi mới. Việc merge sẽ giúp bạn cập nhật thông tin cho bản ghi hiện có, trong khi bỏ qua sẽ giữ nguyên bản ghi hiện có. Bạn nên xem xét kỹ từng trường hợp để đảm bảo không mất thông tin quan trọng.

Lỗi: Thiếu trường bắt buộc

Một số trường như email và tên là bắt buộc trong hệ thống CRM. Nếu các trường này bị thiếu trong file Excel, bạn cần bổ sung thông tin hoặc xóa các bản ghi thiếu thông tin bắt buộc. Bạn có thể tải file báo lỗi từ hệ thống để xem chính xác những bản ghi nào thiếu thông tin và cần được xử lý.

Lỗi: Owner không tồn tại

Khi email hoặc tên owner trong file Excel không khớp với bất kỳ người dùng nào trong hệ thống, bạn sẽ gặp lỗi này. Bạn cần kiểm tra lại danh sách người dùng trong hệ thống và đảm bảo email hoặc tên owner trong file Excel khớp chính xác với thông tin người dùng trong hệ thống. Bạn cũng có thể tạo tài khoản người dùng mới nếu cần thiết trước khi import.

Tài liệu liên quan

Để hỗ trợ bạn trong quá trình import dữ liệu, chúng tôi đã chuẩn bị một bộ tài liệu hướng dẫn chi tiết. Dưới đây là các tài liệu liên quan mà bạn nên tham khảo:

• Quy trình triển khai CRM - Tài liệu này cung cấp tổng quan về toàn bộ quy trình triển khai CRM, bao gồm vị trí của bước import dữ liệu trong quy trình tổng thể. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ bối cảnh và mục đích của việc import dữ liệu.
• Chuẩn bị - Tài liệu này hướng dẫn chi tiết về cách chuẩn bị dữ liệu và quy trình trước khi import, bao gồm việc thu thập, làm sạch, và chuẩn hóa dữ liệu. Đây là tài liệu quan trọng để đảm bảo dữ liệu của bạn sẵn sàng cho quá trình import.
• Xử lý sự cố - Nếu bạn gặp phải các vấn đề trong quá trình import, tài liệu này sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề thường gặp và cung cấp các giải pháp cụ thể cho từng tình huống.