Quản lý Thành viên

Hướng dẫn mời thành viên, phân quyền, và quản lý membership trong workspace

Tổng quan về quản lý Thành viên

Workspace trong Linkle Workspace được thiết kế để hỗ trợ collaboration giữa nhiều thành viên. Quản lý thành viên là một trong những tính năng quan trọng nhất của workspace, cho phép bạn mời người dùng tham gia, phân quyền phù hợp, và quản lý quyền truy cập của từng thành viên.

Workspace Owner và Members

Mỗi workspace có một owner (chủ sở hữu) và có thể có nhiều members (thành viên). Owner và members có các quyền và trách nhiệm khác nhau.

Workspace Owner

Owner là người tạo workspace hoặc được chuyển quyền sở hữu. Owner có toàn quyền quản lý workspace, bao gồm:

• Quản lý thành viên: Mời, xóa, và phân quyền cho các thành viên.
• Cấu hình workspace: Cập nhật thông tin workspace, cài đặt, và các tùy chọn khác.
• Quản lý dữ liệu: Xóa workspace, export dữ liệu, và các thao tác quản lý dữ liệu quan trọng khác.
• Quản lý gói dịch vụ: Nâng cấp, hạ cấp, và quản lý subscription của workspace.
• Chuyển quyền sở hữu: Chuyển quyền sở hữu workspace cho thành viên khác.

Mỗi workspace chỉ có một owner tại một thời điểm.

Workspace Members

Members là những người được owner mời tham gia vào workspace. Mỗi member có thể được gán các quyền khác nhau tùy theo vai trò của họ trong workspace.

Mời Thành viên mới

Để mời thành viên mới tham gia workspace, bạn cần:

1. Điều hướng đến trang Settings > Members hoặc Team.
2. Click vào nút Invite Member hoặc tương tự.
3. Nhập email của người bạn muốn mời.
4. Chọn role (vai trò) cho thành viên mới (Admin, Member, hoặc Guest).
5. (Tùy chọn) Thêm ghi chú hoặc message cá nhân cho lời mời.
6. Gửi lời mời.

Người được mời sẽ nhận được email invitation với link để chấp nhận lời mời và tham gia workspace.

Invitation Email

Khi bạn mời thành viên mới, hệ thống sẽ tự động gửi email invitation đến địa chỉ email của người được mời. Email này bao gồm:

• Thông tin về workspace mà họ được mời tham gia.
• Tên của người mời (owner hoặc admin).
• Role được gán cho họ.
• Link để chấp nhận lời mời.

Người được mời cần click vào link trong email và đăng nhập (hoặc đăng ký nếu chưa có tài khoản) để chấp nhận lời mời.

Phân quyền và Roles

Linkle Workspace hỗ trợ nhiều loại roles khác nhau để phân quyền cho thành viên. Mỗi role có các quyền truy cập và thao tác khác nhau:

Admin Role

Admin có quyền quản lý hầu hết các tính năng trong workspace, trừ một số thao tác quan trọng chỉ dành cho owner:

• Quản lý thành viên (mời, xóa, phân quyền).
• Cập nhật thông tin workspace và cài đặt.
• Truy cập và quản lý tất cả dữ liệu trong workspace.
• Tạo và quản lý các cấu hình và automation.

Admin không thể xóa workspace, chuyển quyền sở hữu, hoặc quản lý subscription.

Member Role

Member có quyền truy cập và sử dụng các tính năng trong workspace theo phân quyền được cấu hình:

• Truy cập và sử dụng các modules (CRM, Kanban, Analytics) theo phân quyền.
• Tạo và chỉnh sửa dữ liệu trong phạm vi quyền của mình.
• Xem các báo cáo và dashboard được chia sẻ.

Member không thể quản lý thành viên hoặc thay đổi cấu hình workspace.

Guest Role

Guest có quyền xem hạn chế, thường chỉ được xem một số dữ liệu cụ thể mà không thể chỉnh sửa:

• Xem các dữ liệu được chia sẻ cụ thể (ví dụ: một dự án cụ thể, một deal cụ thể).
• Xem các báo cáo và dashboard được chia sẻ.

Guest không thể tạo hoặc chỉnh sửa dữ liệu, và không thể truy cập vào các tính năng quản lý.

Quản lý Membership

Sau khi thành viên đã tham gia workspace, bạn có thể quản lý membership của họ:

Xem danh sách thành viên

Trang quản lý thành viên hiển thị danh sách tất cả thành viên trong workspace, bao gồm:

• Tên và email của thành viên.
• Role của thành viên.
• Ngày tham gia workspace.
• Trạng thái (Active, Pending invitation, etc.).

Thay đổi Role

Owner và Admin có thể thay đổi role của thành viên bất cứ lúc nào:

1. Tìm thành viên trong danh sách.
2. Click vào menu actions (thường là icon ba chấm hoặc tương tự).
3. Chọn Change Role hoặc tương tự.
4. Chọn role mới cho thành viên.
5. Xác nhận thay đổi.

Thay đổi role sẽ có hiệu lực ngay lập tức, và thành viên sẽ có quyền truy cập mới theo role mới.

Xóa thành viên

Owner và Admin có thể xóa thành viên khỏi workspace:

1. Tìm thành viên trong danh sách.
2. Click vào menu actions.
3. Chọn Remove from Workspace hoặc tương tự.
4. Xác nhận xóa thành viên.

Best Practices cho quản lý Thành viên

Để quản lý thành viên hiệu quả, bạn nên:

• Phân quyền phù hợp: Chỉ gán quyền Admin cho những người thực sự cần quản lý workspace. Đối với hầu hết thành viên, role Member là đủ.
• Xem xét thường xuyên: Thường xuyên xem xét danh sách thành viên và loại bỏ những người không còn cần thiết.
• Giao tiếp rõ ràng: Khi mời thành viên mới, hãy giải thích rõ ràng về workspace và vai trò của họ.
• Đào tạo thành viên: Đảm bảo thành viên mới được đào tạo về cách sử dụng workspace và các quy trình làm việc.
• Bảo mật: Chỉ mời những người thực sự cần truy cập vào workspace, và thường xuyên xem xét quyền truy cập.

Bước tiếp theo