Vận hành

Hướng dẫn sử dụng workspace hiệu quả trong công việc hàng ngày

Tổng quan về vận hành Workspace

Vận hành workspace hàng ngày bao gồm việc chuyển đổi giữa các workspace, làm việc với dữ liệu trong workspace context, và sử dụng các tính năng của workspace một cách hiệu quả. Tài liệu này sẽ hướng dẫn bạn các best practices và quy trình làm việc hàng ngày.

Chuyển đổi giữa các Workspace

Nếu bạn là thành viên của nhiều workspace, việc chuyển đổi giữa chúng là một tác vụ thường xuyên. Linkle Workspace cung cấp các công cụ để chuyển đổi workspace một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Sử dụng Workspace Selector

Workspace selector ở topbar là cách chính để chuyển đổi giữa các workspace:

1. Click vào workspace selector (hiển thị tên workspace hiện tại) ở topbar.
2. Danh sách tất cả workspace mà bạn là thành viên sẽ được hiển thị.
3. Click vào workspace bạn muốn chuyển đến.
4. Hệ thống sẽ tự động chuyển đổi workspace context và cập nhật tất cả dữ liệu hiển thị.

Workspace context được lưu tự động, vì vậy khi bạn quay lại sau, bạn sẽ tiếp tục làm việc với workspace đã chọn trước đó.

Workspace Context và Data Loading

Khi bạn chuyển đổi workspace, hệ thống sẽ tự động:

• Load dữ liệu mới: Tất cả dữ liệu từ workspace mới sẽ được load và hiển thị.
• Cập nhật navigation: Menu và navigation sẽ được cập nhật để phản ánh workspace mới.
• Reset filters: Các filters và search queries sẽ được reset để tránh hiển thị dữ liệu không phù hợp.
• Update permissions: Quyền truy cập của bạn trong workspace mới sẽ được áp dụng.

Làm việc với Multiple Workspaces

Nếu bạn quản lý nhiều workspace, có một số best practices để làm việc hiệu quả:

Tổ chức Workspace

Để quản lý nhiều workspace hiệu quả, bạn nên:

• Đặt tên rõ ràng: Sử dụng tên workspace rõ ràng và dễ nhận biết để tránh nhầm lẫn.
• Phân loại workspace: Tổ chức workspace theo mục đích (production, test, client projects, etc.).
• Sử dụng workspace selector: Luôn kiểm tra workspace hiện tại trước khi thực hiện các thao tác quan trọng.

Tránh nhầm lẫn Workspace

Khi làm việc với nhiều workspace, bạn nên:

• Kiểm tra workspace hiện tại: Luôn xác nhận workspace hiện tại trước khi tạo hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
• Sử dụng bookmarks: Bookmark các trang quan trọng trong từng workspace để truy cập nhanh.
• Đặt reminder: Sử dụng các công cụ reminder để nhắc nhở về các công việc trong từng workspace.

Workspace Context trong các Modules

Tất cả các modules trong Linkle Workspace hoạt động trong workspace context. Điều này có nghĩa là dữ liệu và hoạt động của bạn luôn được gắn với workspace hiện tại.

CRM trong Workspace Context

Khi làm việc với CRM module:

• Tất cả khách hàng, đơn hàng, và deals được quản lý trong phạm vi workspace hiện tại.
• Pipeline bán hàng và các cấu hình CRM là riêng biệt cho từng workspace.
• Khi bạn chuyển workspace, tất cả dữ liệu CRM sẽ thay đổi để phản ánh workspace mới.

Kanban trong Workspace Context

Khi làm việc với Kanban module:

• Tất cả dự án và tasks được quản lý trong phạm vi workspace hiện tại.
• Kanban boards và các cấu hình dự án là riêng biệt cho từng workspace.
• Khi bạn chuyển workspace, tất cả dự án và tasks sẽ thay đổi để phản ánh workspace mới.

Analytics trong Workspace Context

Khi làm việc với Analytics module:

• Tất cả dashboard và báo cáo được tạo dựa trên dữ liệu của workspace hiện tại.
• Các insights và phân tích chỉ phản ánh dữ liệu trong workspace hiện tại.
• Khi bạn chuyển workspace, tất cả dashboard và báo cáo sẽ được cập nhật để phản ánh workspace mới.

Best Practices cho vận hành Workspace

Để vận hành workspace hiệu quả, bạn nên:

Quy trình làm việc hàng ngày

• Bắt đầu ngày làm việc: Kiểm tra workspace hiện tại và xác nhận bạn đang làm việc với workspace đúng.
• Sử dụng Unified Dashboard: Bắt đầu từ Unified Dashboard để có cái nhìn tổng quan về workspace.
• Ưu tiên công việc: Sử dụng các chỉ số và metrics để xác định công việc ưu tiên.
• Cập nhật thường xuyên: Cập nhật dữ liệu và trạng thái công việc thường xuyên để đảm bảo thông tin luôn chính xác.

Collaboration trong Workspace

• Giao tiếp rõ ràng: Sử dụng comments và notes để giao tiếp với team members.
• Chia sẻ thông tin: Chia sẻ các dashboard và báo cáo quan trọng với team.
• Theo dõi hoạt động: Sử dụng activity feed để theo dõi hoạt động của team.
• Phân quyền phù hợp: Đảm bảo mỗi thành viên có quyền truy cập phù hợp với vai trò của họ.

Quản lý dữ liệu

• Dọn dẹp thường xuyên: Thường xuyên xóa dữ liệu không cần thiết để giải phóng storage.
• Backup định kỳ: Export và backup dữ liệu quan trọng định kỳ.
• Theo dõi storage: Thường xuyên kiểm tra việc sử dụng storage và dọn dẹp khi cần.
• Quản lý files: Tổ chức files một cách có hệ thống và xóa files không cần thiết.

Bước tiếp theo