Workspace là gì?

Hiểu rõ khái niệm workspace và cách nó hoạt động trong Linkle Workspace

Định nghĩa Workspace

Workspace trong Linkle Workspace là một không gian làm việc riêng biệt và độc lập dành cho mỗi doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mỗi workspace là một môi trường hoàn toàn tách biệt, nơi tất cả dữ liệu, thành viên, cấu hình, và hoạt động được quản lý tập trung.

Khi bạn đăng ký tài khoản Linkle Workspace, một workspace mặc định sẽ được tạo tự động cho bạn. Workspace này sẽ là nơi bạn và team của bạn làm việc với tất cả các modules: CRM, Kanban, và Analytics.

Kiến trúc Multi-Workspace

Linkle Workspace được xây dựng trên kiến trúc multi-workspace, cho phép một người dùng có thể tham gia vào nhiều workspace khác nhau. Điều này đặc biệt hữu ích cho các trường hợp:

• Doanh nghiệp có nhiều công ty con: Mỗi công ty con có thể có workspace riêng, và bạn có thể quản lý tất cả từ một tài khoản.
• Freelancer hoặc consultant: Bạn có thể tham gia vào workspace của nhiều khách hàng khác nhau để hỗ trợ họ.
• Dự án riêng biệt: Mỗi dự án lớn có thể có workspace riêng để quản lý dữ liệu và team một cách độc lập.
• Môi trường test và production: Bạn có thể tạo workspace riêng cho môi trường test và production.

Workspace Isolation

Một trong những tính năng quan trọng nhất của workspace là data isolation (cô lập dữ liệu). Dữ liệu trong mỗi workspace hoàn toàn tách biệt và không thể truy cập từ workspace khác, trừ khi bạn là thành viên của cả hai workspace.

Điều này có nghĩa là:

• Dữ liệu riêng tư: Khách hàng, đơn hàng, dự án, và tất cả dữ liệu khác trong workspace A không thể được nhìn thấy bởi người dùng chỉ có quyền truy cập vào workspace B.
• Bảo mật cao: Ngay cả khi bạn là admin của workspace A, bạn không thể truy cập dữ liệu của workspace B trừ khi được mời làm thành viên.
• Tuân thủ quy định: Workspace isolation giúp đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu như GDPR, khi dữ liệu của từng doanh nghiệp được tách biệt hoàn toàn.

Workspace Owner và Members

Mỗi workspace có một owner (chủ sở hữu) - người tạo workspace hoặc được chuyển quyền sở hữu. Owner có toàn quyền quản lý workspace, bao gồm:

• Quản lý thành viên: Mời, xóa, và phân quyền cho các thành viên trong workspace.
• Cấu hình workspace: Cập nhật thông tin workspace, cài đặt, và các tùy chọn khác.
• Quản lý dữ liệu: Xóa workspace, export dữ liệu, và các thao tác quản lý dữ liệu quan trọng khác.
• Quản lý gói dịch vụ: Nâng cấp, hạ cấp, và quản lý subscription của workspace.

Workspace Members

Members (thành viên) là những người được owner mời tham gia vào workspace. Mỗi member có thể được gán các quyền khác nhau tùy theo vai trò của họ:

• Admin: Có quyền quản lý hầu hết các tính năng trong workspace, trừ một số thao tác quan trọng chỉ dành cho owner.
• Member: Có quyền truy cập và sử dụng các tính năng trong workspace theo phân quyền được cấu hình.
• Guest: Có quyền xem hạn chế, thường chỉ được xem một số dữ liệu cụ thể mà không thể chỉnh sửa.

Mối quan hệ giữa Workspace và Modules

Tất cả các modules trong Linkle Workspace (CRM, Kanban, Analytics) đều hoạt động trong phạm vi của một workspace cụ thể. Điều này có nghĩa là:

CRM trong Workspace

Tất cả dữ liệu CRM như khách hàng, đơn hàng, deals, và activities đều được quản lý trong phạm vi workspace. Mỗi workspace có pipeline bán hàng riêng, danh sách khách hàng riêng, và các cấu hình CRM riêng.

Kanban trong Workspace

Các dự án và công việc trong Kanban module cũng được quản lý theo workspace. Mỗi workspace có thể có nhiều dự án, và mỗi dự án có các tasks, milestones, và team members riêng.

Analytics trong Workspace

Analytics module phân tích dữ liệu từ CRM và Kanban trong cùng một workspace. Các dashboard và báo cáo được tạo dựa trên dữ liệu của workspace hiện tại, cho phép bạn có cái nhìn tổng quan về hiệu suất của workspace.

Workspace Context

Khi bạn làm việc với Linkle Workspace, bạn luôn làm việc trong workspace context - tức là bạn đang xem và thao tác với dữ liệu của workspace đang được chọn. Bạn có thể chuyển đổi giữa các workspace mà bạn là thành viên thông qua workspace selector ở topbar.

Mỗi khi bạn chuyển workspace, tất cả dữ liệu hiển thị sẽ thay đổi để phản ánh dữ liệu của workspace mới. Điều này cho phép bạn quản lý nhiều workspace một cách dễ dàng và hiệu quả.

Lợi ích của Workspace Architecture

Kiến trúc workspace mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Bảo mật và riêng tư: Dữ liệu của mỗi doanh nghiệp được cô lập hoàn toàn, đảm bảo không có rò rỉ thông tin giữa các workspace.
• Quản lý linh hoạt: Bạn có thể tạo nhiều workspace cho các mục đích khác nhau, mỗi workspace có cấu hình và team riêng.
• Scalability: Workspace architecture cho phép hệ thống mở rộng dễ dàng, mỗi workspace có thể có hàng nghìn thành viên và hàng triệu bản ghi dữ liệu.
• Tuân thủ quy định: Workspace isolation giúp đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư.
• Collaboration: Team members có thể cộng tác hiệu quả trong cùng một workspace, với tất cả dữ liệu và hoạt động được tập trung tại một nơi.

Bước tiếp theo