Quản lý Workspace

Hướng dẫn quản lý workspace, cập nhật thông tin, và chuyển đổi giữa các workspace

Tổng quan về quản lý Workspace

Sau khi workspace đã được thiết lập, bạn cần biết cách quản lý workspace một cách hiệu quả. Quản lý workspace bao gồm việc cập nhật thông tin, chuyển đổi giữa các workspace, quản lý storage, và các tác vụ quản lý khác.

Cập nhật thông tin Workspace

Bạn có thể cập nhật thông tin workspace bất cứ lúc nào từ trang Settings > Workspace. Các thông tin có thể được cập nhật bao gồm:

Tên Workspace

Tên workspace có thể được thay đổi bất cứ lúc nào. Tên mới sẽ được cập nhật ngay lập tức và hiển thị ở tất cả các nơi trong hệ thống.

Khi thay đổi tên workspace, bạn nên đảm bảo rằng:

• Tên rõ ràng và dễ nhận biết, đặc biệt nếu bạn quản lý nhiều workspace.
• Tên phản ánh đúng mục đích hoặc doanh nghiệp mà workspace đại diện.
• Thông báo cho các thành viên về việc thay đổi tên để tránh nhầm lẫn.

Thông tin liên hệ

Các thông tin liên hệ (Contact Name, Contact Email, Contact Phone) có thể được cập nhật khi có thay đổi. Đảm bảo các thông tin này luôn chính xác và cập nhật, vì chúng được sử dụng trong các email tự động và thông báo quan trọng.

Mã số thuế

Mã số thuế có thể được cập nhật nếu có thay đổi về thông tin doanh nghiệp. Thông tin này quan trọng cho các tính năng liên quan đến hóa đơn và báo cáo tài chính.

Workspace Selection và Switching

Nếu bạn là thành viên của nhiều workspace, bạn có thể chuyển đổi giữa các workspace một cách dễ dàng thông qua workspace selector ở topbar.

Workspace Selector

Workspace selector là một dropdown menu ở topbar hiển thị workspace hiện tại và danh sách tất cả các workspace mà bạn là thành viên. Bạn có thể:

• Xem workspace hiện tại: Workspace selector hiển thị tên workspace đang được chọn.
• Chuyển đổi workspace: Click vào workspace selector và chọn workspace khác từ danh sách để chuyển đổi.
• Xem danh sách workspace: Danh sách hiển thị tất cả workspace mà bạn có quyền truy cập, bao gồm cả workspace mà bạn là owner và workspace mà bạn là member.

Workspace Context

Khi bạn chuyển đổi workspace, workspace context sẽ thay đổi, và tất cả dữ liệu hiển thị sẽ được cập nhật để phản ánh dữ liệu của workspace mới.

Điều này có nghĩa là:

• CRM data: Danh sách khách hàng, đơn hàng, và deals sẽ thay đổi theo workspace.
• Kanban data: Các dự án và tasks sẽ thay đổi theo workspace.
• Analytics: Các dashboard và báo cáo sẽ hiển thị dữ liệu của workspace hiện tại.
• Settings: Các cài đặt và cấu hình sẽ thay đổi theo workspace.

Workspace context được lưu tự động, vì vậy khi bạn quay lại workspace sau, bạn sẽ tiếp tục làm việc với workspace đã chọn trước đó.

Workspace Settings

Workspace settings bao gồm các cấu hình và tùy chọn ảnh hưởng đến cách workspace hoạt động. Các settings này có thể được truy cập từ trang Settings > Workspace.

Privacy Settings

Privacy settings cho phép bạn kiểm soát cách dữ liệu được sử dụng và chia sẻ:

• Email Notifications: Bật hoặc tắt việc gửi email notifications từ workspace.
• Usage Data: Chia sẻ dữ liệu sử dụng ẩn danh để cải thiện sản phẩm.

Language Settings

Language settings cho phép bạn cấu hình ngôn ngữ cho workspace:

• Application Language: Ngôn ngữ hiển thị của giao diện ứng dụng.
• AI Language: Ngôn ngữ mà AI Assistant sử dụng để giao tiếp và tạo nội dung.

Các cài đặt ngôn ngữ này áp dụng cho toàn bộ workspace và ảnh hưởng đến tất cả thành viên trong workspace.

Storage Management

Mỗi workspace có một giới hạn storage (dung lượng lưu trữ) tùy theo gói dịch vụ. Bạn có thể theo dõi việc sử dụng storage từ trang Settings > Workspace.

Theo dõi Storage Usage

Trang quản lý workspace hiển thị thông tin về:

• Storage đã sử dụng: Dung lượng storage hiện tại đang được sử dụng.
• Storage limit: Giới hạn storage của workspace theo gói dịch vụ.
• Storage breakdown: Chi tiết về storage được sử dụng bởi từng module (CRM, Kanban, Files, etc.).

Quản lý Storage

Nếu workspace của bạn sắp đạt giới hạn storage, bạn có thể:

• Xóa dữ liệu không cần thiết: Xóa các files, attachments, hoặc dữ liệu cũ không còn sử dụng.
• Nâng cấp gói dịch vụ: Nâng cấp lên gói dịch vụ cao hơn để có thêm storage.
• Export và archive: Export dữ liệu cũ ra ngoài và archive để giải phóng storage.

Workspace Branding

Workspace branding cho phép bạn tùy chỉnh giao diện của workspace để phản ánh thương hiệu của doanh nghiệp. Các tùy chọn branding có thể bao gồm:

• Logo: Upload logo của doanh nghiệp để hiển thị trong workspace.
• Theme colors: Tùy chỉnh màu sắc của workspace để phù hợp với thương hiệu.
• Custom domain: Sử dụng domain riêng cho workspace (tùy theo gói dịch vụ).

Workspace branding giúp tạo ra một trải nghiệm nhất quán và chuyên nghiệp cho team và khách hàng.

Best Practices cho quản lý Workspace

Để quản lý workspace hiệu quả, bạn nên:

• Đặt tên rõ ràng: Sử dụng tên workspace rõ ràng và dễ nhận biết, đặc biệt nếu bạn quản lý nhiều workspace.
• Cập nhật thông tin thường xuyên: Đảm bảo thông tin liên hệ và các thông tin khác luôn được cập nhật và chính xác.
• Theo dõi storage: Thường xuyên kiểm tra việc sử dụng storage và dọn dẹp dữ liệu không cần thiết.
• Quản lý thành viên: Thường xuyên xem xét danh sách thành viên và loại bỏ những người không còn cần thiết.
• Backup dữ liệu: Thường xuyên export và backup dữ liệu quan trọng để đảm bảo an toàn.

Bước tiếp theo