Thiết lập Workspace

Hướng dẫn thiết lập workspace ban đầu và cấu hình các thông tin cơ bản

Tổng quan về thiết lập Workspace

Khi bạn đăng ký tài khoản Linkle Workspace lần đầu tiên, một workspace mặc định sẽ được tạo tự động cho bạn. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa các tính năng của hệ thống, bạn cần thiết lập và cấu hình workspace một cách đầy đủ.

Quá trình thiết lập workspace bao gồm việc cấu hình thông tin cơ bản, thiết lập các cài đặt privacy và language, và tùy chọn tạo dữ liệu mẫu để làm quen với hệ thống.

Tạo Workspace mới

Workspace đầu tiên của bạn được tạo tự động khi bạn đăng ký tài khoản. Nếu bạn cần tạo workspace bổ sung, bạn có thể thực hiện từ trang quản lý workspace.

Workspace tự động tạo khi đăng ký

Khi bạn đăng ký tài khoản mới, hệ thống sẽ tự động:

• Tạo một workspace mặc định với tên dựa trên thông tin công ty bạn cung cấp (hoặc tên của bạn nếu không có thông tin công ty).
• Gán bạn làm owner của workspace này.
• Thiết lập các quyền cơ bản và cấu hình mặc định.

Sau khi đăng ký, bạn sẽ được chuyển đến workspace này và có thể bắt đầu sử dụng ngay.

Tạo Workspace bổ sung

Nếu bạn cần tạo workspace bổ sung (ví dụ: cho công ty con, dự án riêng, hoặc môi trường test), bạn có thể thực hiện từ trang quản lý workspace:

1. Điều hướng đến trang Settings > Workspace.
2. Tìm phần Create New Workspace hoặc tương tự.
3. Nhập tên workspace và các thông tin cơ bản.
4. Xác nhận tạo workspace mới.

Cấu hình thông tin Workspace cơ bản

Sau khi workspace được tạo, bạn nên cập nhật các thông tin cơ bản để workspace phản ánh đúng thông tin doanh nghiệp của bạn. Các thông tin này có thể được cập nhật từ trang Settings > Workspace.

Tên Workspace

Tên workspace là tên hiển thị của workspace, thường là tên công ty hoặc tên dự án. Tên này sẽ xuất hiện ở nhiều nơi trong hệ thống, bao gồm workspace selector, email notifications, và các báo cáo.

Bạn nên chọn tên rõ ràng và dễ nhận biết, đặc biệt nếu bạn quản lý nhiều workspace.

Thông tin liên hệ

Các thông tin liên hệ của workspace bao gồm:

• Contact Name: Tên người liên hệ chính của workspace (thường là owner hoặc admin).
• Contact Email: Email liên hệ chính của workspace, được sử dụng cho các thông báo và liên lạc quan trọng.
• Contact Phone: Số điện thoại liên hệ của workspace.

Các thông tin này có thể được sử dụng trong các email tự động, báo cáo, và các tính năng khác của hệ thống.

Mã số thuế (Tax Code)

Nếu workspace đại diện cho một doanh nghiệp, bạn có thể nhập mã số thuế của doanh nghiệp. Thông tin này có thể được sử dụng trong các tính năng liên quan đến hóa đơn, báo cáo tài chính, và tích hợp với hệ thống kế toán.

Privacy Settings

Workspace cung cấp các cài đặt privacy để bạn kiểm soát cách dữ liệu được sử dụng và chia sẻ:

Email Notifications

Tùy chọn isEmail cho phép bạn bật hoặc tắt việc gửi email notifications từ workspace. Khi bật, các thành viên trong workspace sẽ nhận được email thông báo về các sự kiện quan trọng như:

• Thông báo về tasks mới hoặc tasks được gán.
• Thông báo về deals quan trọng hoặc deals sắp đóng.
• Thông báo về các hoạt động quan trọng trong workspace.
• Thông báo về thay đổi thành viên hoặc quyền truy cập.

Usage Data

Tùy chọn usageData cho phép bạn chia sẻ dữ liệu sử dụng ẩn danh với Linkle để giúp cải thiện sản phẩm. Dữ liệu này được thu thập một cách ẩn danh và không bao gồm thông tin nhạy cảm về khách hàng hoặc doanh nghiệp của bạn.

Language Settings

Workspace hỗ trợ cấu hình ngôn ngữ cho cả giao diện ứng dụng và AI Assistant:

Application Language

Application Language xác định ngôn ngữ hiển thị của giao diện ứng dụng. Linkle Workspace hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt, tiếng Anh, và các ngôn ngữ khác.

Khi bạn thay đổi application language, toàn bộ giao diện sẽ được cập nhật ngay lập tức, bao gồm menu, labels, messages, và các văn bản khác.

AI Language

AI Language xác định ngôn ngữ mà AI Assistant sử dụng để giao tiếp và tạo nội dung. AI Assistant có thể hiểu và phản hồi bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, và bạn có thể cấu hình ngôn ngữ ưa thích của mình.

Ví dụ, nếu bạn chọn "Vietnamese" cho AI Language, AI Assistant sẽ phản hồi bằng tiếng Việt trong các cuộc trò chuyện và khi tạo nội dung.

Workspace Setup với Sample Data

Để giúp bạn làm quen với hệ thống nhanh chóng, Linkle Workspace cung cấp tính năng tạo workspace với sample data (dữ liệu mẫu). Tính năng này tự động tạo ra một bộ dữ liệu mẫu bao gồm:

• Sample Customers: Một số khách hàng mẫu với thông tin đầy đủ để bạn có thể thử nghiệm các tính năng CRM.
• Sample Orders: Các đơn hàng mẫu ở các trạng thái khác nhau để bạn hiểu cách quản lý đơn hàng.
• Sample Products: Danh mục sản phẩm mẫu với thông tin giá, mô tả, và các thuộc tính khác.
• Sample Projects: Các dự án mẫu trong Kanban module với tasks và milestones.
• Sample Tasks: Các công việc mẫu ở các trạng thái khác nhau trong Kanban board.

Sample data giúp bạn:

• Học cách sử dụng: Bạn có thể thử nghiệm các tính năng với dữ liệu mẫu mà không lo làm hỏng dữ liệu thực tế.
• Hiểu cấu trúc dữ liệu: Sample data cho bạn thấy cách dữ liệu được tổ chức và liên kết với nhau.
• Demo cho team: Bạn có thể sử dụng sample data để demo các tính năng cho team hoặc khách hàng.

Quy trình thiết lập Workspace hoàn chỉnh

Để thiết lập workspace một cách hoàn chỉnh, bạn nên thực hiện theo các bước sau:

1. Cập nhật thông tin cơ bản: Điều hướng đến Settings > Workspace và cập nhật tên workspace, thông tin liên hệ, và mã số thuế (nếu có).
2. Cấu hình Privacy Settings: Quyết định xem bạn có muốn bật email notifications và chia sẻ usage data hay không.
3. Thiết lập Language Settings: Chọn ngôn ngữ cho giao diện ứng dụng và AI Assistant phù hợp với nhu cầu của bạn.
4. (Tùy chọn) Tạo Sample Data: Nếu bạn mới bắt đầu, bạn có thể tạo sample data để làm quen với hệ thống.
5. Mời thành viên: Sau khi workspace đã được thiết lập, bạn có thể mời các thành viên tham gia workspace. Xem chi tiết tại Quản lý Thành viên.

Bước tiếp theo